Ofte spurte spørsmål

Her har vi samlet svar på spørsmål som mange lurer på i forbindelse med flytting og overgang til Agder fylkeskommune. Velg tema og åpne vinduet for spørsmål og svar.

Spørsmål og svar om digital flytting fra dagens organisasjoner til Agder fylkeskommune
  • Hvorfor må vi rydde – de videregående skolene og tannklinikkene består jo?:   
    • Dagens organisasjoner vil opphøre 1.1.2020, og de to juridiske enhetene avsluttes. På samme måte som at ingen vil få lønn fra Aust-Agder fylkeskommune eller Vest-Agder fylkeskommune i 2020, skal også digital informasjon produsert frem til 31.12.2019 tilhøre disse to enhetene og skal arkiveres og avsluttes i disse organisasjonene. Derfor må det være et skarpt periodeskille i arkivene.  

  • Jeg trenger mer plass i min personlige flyttekasse!  
    • Flere har gitt uttrykk for at de må ta med mer informasjon enn 1 GB. Vi har derfor økt kapasiteten til 5 GB i de personlige flyttekassene. Formålet er fortsatt å sikre at alle rydder. Det vil si at hver enkelt gjennomgår mappe for mappe, sletter, vurderer og tar med over kun det man må ha for å gjøre jobben i Agder fylkeskommune. Vi trenger ikke alle kopiene og versjonene av arbeidsdokumenter, presentasjoner, illustrasjoner, mv.  
    • Ved særskilte behov utover 5 GB, ta kontakt med PMO@ikt-agder.no
    • Digital informasjon fra fellesområde skal ikke på den personlige flyttekassen. Avdelingslederne vil få tilgang til en dedikert flyttekasse for disse områdene senere.   
    • Husk å bruke skjønn: Det er viktigere med bakgrunnsdokumenter fra rettsaker og anskaffelser enn fra presentasjoner til møter.  
    • Husk at personsensitiv informasjon ikke under noen omstendigheter skal i flyttekassen. Har du dette på ditt lagringsområde skal det slettes. For mer informasjon, se vår guide for digital lagring og Datatilsynets kategorier.  
    • Også personopplysninger skal behandles forskriftsmessig, for eksempler på hvordan GDPR slår inn i barnehage og skole, se eksempler her og her

  • Jeg er avdelingsleder og har ikke fått flyttekasse for avdelingen, hva gjør jeg?  
    • Flyttekasse for fellesområder er rullet ut til avdelingsledere. Om du ikke har fått tilgang i løpet av uke 46, ta kontakt med PMO@ikt-agder.no.    

  • Jeg er bekymret for å miste noe informasjon, hva gjør jeg?  
    • I dagens digitale landskap blir ikke digital informasjon slettet. Det vil være mulig å få lesetilgang i 2020.  

  • Vi har ikke tid til å rydde, hva gjør vi?  
    • Din nærmeste leder er ansvarlig for at du får tid til å rydde og avslutte dagens virksomhet. 
       
  • Jeg er sykemeldt og får ikke mulighet til å rydde. Hva gjør jeg?  
    • Ingen digital informasjon blir slettet. Det vil være mulig å få lesetilgang i 2020. Ta kontakt med IKT Agder på nyåret for avklaring på hvordan dette kan gjøres.   

  • Jeg trenger oppfriskning i hvordan arkivere i sak- og arkivsystemet Public 360 – hva gjør jeg?  
    • Det er sendt ut invitasjon til kurs i begge fylkeskommunene. Meld deg på, eller se nyhetssak på ansattportal/intanett for mer informasjon.  

  • Hvorfor kan jeg ikke bruke andre lagringsalternativer til flyttekasse, eksempelvis:  
    • Lokal lagring på C: eller D: Som nevnt i nyhetssaken om digital lagring skal det ikke lagres ting på lokalt område på arbeidsstasjonen din. Dersom uhellet er ute og noe skjer med PC-en, vil den digitale informasjonen som er lagret her være tapt.  
    • Ekstern harddisk eller minnepinne: På samme måte som lokal lagring vil informasjon lagret på eksterne harddisker og minnepinner gå tapt ved uhell. I tillegg vil eksterne lagringsmedier medføre stor informasjonssikkerhetsrisiko, og innebære at vi ikke har kontroll over hvor vår digitale informasjon befinner seg. I vår digitale opprydning og flytting skal eksterne lagringsmedier ikke benyttes.  
    • Private skylagringstjeneste: Arbeidsgivers digitale informasjon skal ikke lagres på private skylagringstjenester.   
    • OneDrive for business: Som beskrevet i vår guide for digital lagring vil dette bli ditt personlige lagringsområde i Agder fylkeskommune, koblet til din nye bruker (@agderfk.no). Denne brukeren får du tilgang til ved oppstarten av 2020.  

  • Hva med digital informasjon som er lagret og knyttet til ulike fagsystemer?  
    • Digital informasjon og data som er behandlet, lagret og knyttet til ulike fagsystemer blir ivaretatt og tilgjengeliggjort i fagsystemene til ny organisasjon. Den informasjonen skal ikke under noen omstendigheter flyttes over til den digitale flyttekasser.   

  • Jeg har masse bilder og videoer, hva gjør jeg med disse?  
    • Bilder, videoer, illustrasjoner og liknende som tas med over til Agder fylkeskommune må være rettighetsklarert for bruk i vår nye organisasjon. Hvis slik klarering mangler, skal det ikke flyttes. 
    • Bilder av elever og ansatte er utfordrende å ta med over i en ny organisasjon, da samtykke er knyttet til dagens organisasjoner. Bilder av mennesker må være merket og sortert i henhold til GDPR. Hovedregelen er at disse bør bli liggende igjen i dagens organisasjoner. Illustrasjonsbilder og liknende som vi har rettigheter til må bli med over om det har en viss verdi. Ta kontakt med Cheryl Macdonald for avklaring. 

  • Fristen for rydding er 1. desember, men hvor lagrer jeg fra 1. desember til oppstarten i ny organisasjon?
    • Dersom den digitale informasjonen du produserer i denne perioden ikke skal være med over til Agder fylkeskommune, kan du lagre den der du pleier. Dersom informasjon skal være med over, kan du produsere og lagre den direkte i flyttekassen.  Er dette arkivverdig informasjon, må du følger deres tidsfrister, for mer informasjon se her.

  • Vil vi fortsatt ha tilgang til våre filer og dokumenter etter ryddefristen, og hvor lagrer og rydder vi frem til jul?
    • Ingen mapper vil stenges etter ryddefristen, og de ansatte vil kunne jobbe som normalt frem på hjemmeområdet og fellesområdet til jul. De ansatte må selv føre regnskap på det som produseres etter ryddefristen slik at de er sikre på å få med seg nødvendig digital informasjon over til ny organisasjon via flyttekassen. Hjemmeområdet og fellesområdet stenges i romjulen.

  • Jeg skjønner ikke hvor jeg skal pakke ut min digitale informasjon i 2020?  
    • Opplegg for fremtidig digital lagring som ble publisert i forrige nyhetsbrev gjelder for 2020, ikke flytteprosessen.  
    • Se også e-læringen om personlig digital lagring
    • Det vil også komme egne e-læringer om digital innflytting tidlig 2020.

  • Jeg har fått beskjed om at jeg må rydde Teams og SharePoint, men jeg har behov for at et av Teamene og SharePoint blir med over til ny organisasjon – hva gjør jeg?
  • På samme måte som hjemmeområdene og personlige mapper må samtlige Teams og SharePoint ryddes og alt arkivverdig informasjon må arkiveres.  Ikke aktive Teams og SharePoint områder skal avsluttes, det samme gjelder spesifikke områder for Aust-Agder fylkeskommune og Vest-Agder fylkeskommune.  
  • Når det gjelder Teams og SharePoint opprettet i IKT-Agder vil disse bli videreført. De vil bli erstattet av Teams for Agder fk i 2020. Du ser dette oppe i høyre hjørne, hvis det står IKT-Agder (med og uten gjest) er det i korrekt miljø. Det gjelder for de som er opprettet i IKT-Agder (altså alle som er opprettet i Aust-Agder fylkeskommune). Dersom du mener du har et Team eller SharePoint opprettet i VAF som må over til Agder fylkeskommune, ta kontakt med pmo@ikt-agder.no
  • Det er like viktig å rydde i de områdene som blir med over til ny organisasjonen. Arkivverdig informasjon på disse områdene må arkiveres i dagens organisasjoner, for mer informasjon se her
  • Ingen personsensitiv informasjon skal ligge på Teams eller SharePoint. Personinformasjon må også behandles forskriftsmessig. For mer informasjon se her.  

Jeg fant ikke svaret på mitt spørsmål om digital flytting, hva gjør jeg?

    • Send spørsmålet til PMO@ikt-agder.no så oppdaterer vi oversikten om informasjonen vil være gjeldende for flere.

For mer informasjon se nyhetsbrev her og e-læring her.  

 

Tema: Spørsmål og svar om meg og mitt arbeidsforhold i Agder fylkeskommune 

  1. Når kommer arbeidsavtalen, og hva vil det stå i den?
    • Ansatte fra Statens vegvesen har allerede signert arbeidsavtale med Agder fylkeskommune.
    • Dagens to organisasjoner virksomhetsoverdrages til Agder fylkeskommune per 1.1.2020. Det betyr at det vil stå i arbeidsavtalen vil gjelde fra 1.1.2020. For ansatte i dagens to fylkeskommuner er det laget en egen nyhetssak om prosessen med nye arbeidsavtaler, se her.

  2. Hvor finner jeg informasjon om virkemidlene, herunder for de med lang reisevei?
    • Se beskrivelse her:
    • Forståelsen av vedtatte virkemidler er drøftet med ansattes representanter i møte 18. januar 2019 og behandlet i felles hovedsamarbeidsutvalg (FHSU) 23. januar og 19.februar 2019.
    • Generelt:
      • Virkemidlene skal gjelde for alle som skal arbeide i Agder fylkeskommune, både ansatte som kommer fra Aust-Agder fylkeskommune, Vest-Agder fylkeskommune og Statens vegvesen.
      • Virkemidlene gjelder også ansatte som overføres fra fylkeskommunene til IKT Agder.
      • Ansatte som er tilsatt i stillinger som blir utlyst etter 6. februar 2019 omfattes ikke av virkemidlene.
      • Det skilles mellom starttidspunkt for ordningen med virkemidler for ansatte og tidspunktet den enkelte ansatte innlemmes i ordningen:
      • Ordningen med virkemidler for ansatte starter 1.1.2020.
      • For den enkelte ansatte utløses virkemidlene fra det tidspunktet arbeidsstedet endres.
      • Dersom arbeidssted endres før 1.1 2020, for eksempel ved overføring til IKT-Agder, gjelder ordinært reiseregulativ frem til 1.1.2020.
      • Det lages en oversikt over nåværende og fremtidig reiseavstand for hver enkelt ansatt som får nytt arbeidssted. Dette baseres på raskeste og farbar vei. Verktøy for beregning av reiseveien er «vegnett for ruteplanlegging»
    • Fleksible arbeidsformer
      • Det legges til rette for fleksible arbeidsformer i ny fylkeskommune.
      • Fleksible og midlertidige løsninger kan avtales med nærmeste leder. Dette er ikke en rettighet, men en mulighet dersom den enkeltes arbeidsoppgaver kan gjennomføres på andre steder enn det vanlige oppmøtestedet.
      • Fleksible arbeidsformer og ulike løsninger for dette krever felles forståelse og holdning hos lederne i Agder fylkeskommune.
      • Fleksible arbeidsformer skal ikke komme i veien for å utvikle og bevare robuste arbeidsmiljø
    • Reisetid som arbeidstid:
      • Ansatte som, ut fra måling, får lengre enn 60 km reisevei fra bosted til arbeidssted vil omfattes av ordningen. For disse inngår en (1) time reisetid i arbeidstiden. Dette inngår i fleksitidsordningen. Ordningen skal knyttes til de dagene den ansatte reelt reiser til nytt arbeidsted.
      • Ordningen gjelder i 5 år. Dersom en medarbeider flytter nærmere nytt arbeidssted slik at reisevei til nytt arbeidssted er kortere enn 60 km, bortfaller ordningen.
    • Ulempekompensasjon
      • Det skal tas utgangspunkt i beregnet differanse mellom ansattes reisevei til nytt arbeidssted og nåværende arbeidssted.
      • Ansatte får en årlig kompensasjon etter følgende modell:
        • 45 000 kroner for over 55 kilometer økt reisevei hver veg.
        • 35 000 kroner for over 45 kilometer økt reisevei hver veg.
        • 25 000 kroner for over 35 kilometer økt reisevei hver veg.
        • 15 000 kroner for over 20 kilometer økt reisevei hver veg.
      • Ulempekompensasjonen utbetales forholdsmessig etter stillingsstørrelse. Utbetalingen skjer hver måned.
      • Kompensasjonen opprettes som et nominelt beløp som ikke er pensjonsgivende eller regnes inn i ferie- og sykepengegrunnlaget
      • Ordningen gjelder i 5 år, men bortfaller 2 år etter eventuell flytting.
    • Dette betyr at en ansatt beholder sin kompensasjon ved flytting lengre vekk fra nytt arbeidssted, og blir fortsatt stående i ordningen i inntil fem år. En ansatt som flytter nærmere nytt arbeidssted, beholder sin kompensasjon, men denne faller bort etter to år.
    • Etter vedtak om geografisk plassering av fylkesadministrasjonens funksjoner gjøres en kartlegging av den enkelte ansattes reisevei med tanke på virkemiddel B og C opp mot arbeidssted i hhv. Arendal og Kristiansand.
    • Den enkelte ansattes innplassering i ny stilling (innen 1. juli 2019) avgjør om vedkommende faller innenfor eller utenfor vedtatte virkemidler.

  3. Hva skjer med fleksitid og ferie vi har tjent opp i løpet av 2019 inn i 2020?
    • Det er egne nasjonale føringer for ansatte fra Statens vegvesen.
    • Ansatte fra dagens to fylkeskommuner får overført den ferien de til gode. De som er omfattet av fleksitidsreglementet i dag vil få med seg inntil 100 timer avspasering inn i Agder fylkeskommune.
    • Det er en prosess på gang med nytt arbeidstidsreglement, planlagt ferdigbehandlet i 2019. Her foreslås det et tak på fleksitid på 75 timer i Agder fylkeskommune.
    • Flere har lurt på hvordan vi håndterer det med at vi kan ta med oss flere timer inn i 2020, enn det som vil være taket i ny fylkeskommune. Den praktiske tilnærmingen på dette vil være at vi går inn i 2019 med maksimalt 100 timer og ut av 2020 med maksimalt 75 timer. I løpet av en periode, for eksempel frem til etter sommeren kan man ha 100 timer, i løpet av perioden må de ansatte ned til minimum 75 timer. De ansatte kan da bruke ferien til avspasering, slik arbeidsgiver ønsker. 
    • Det er et lederansvar å styre avvikling av ferie og avspasering etter organisasjonens behov og årshjul i avdelingen, både i dagens to fylkeskommune og i Agder fylkeskommune.
  4. Hva skjer med lønna mi når vi går inn i ny fylkeskommune?

    • Alle ansatte beholder den lønn de har i dag, med mindre de har aktivt søkt på en utlyst stilling og inngår et nytt arbeidsforhold. Dette gjelder for eksempel alle ledere i fylkesadministrasjonen og stillinger som har vært internt og/eller eksternt utlyst.

  5. Blir arbeidsgiverpolitiske ordninger vi har i de tre organisasjonene med over i Agder?
    • I Agder fylkeskommune er vi i gang med å utarbeide nye arbeidsgiverpolitiske ordninger som harmonerer med organisasjonspolitikken vår. Dagens ordninger avvikles med de «gamle» organisasjonene. En del blir avklart innen 1. januar 2020, mens andre ting vil måtte vente.

  6. Hva er status for Agder fylkeskommunes arbeidsgiverpolitiske ordninger?
    • Livsfasepolitikk vil påbegynnes i løpet av 2019 og er planlagt ferdigstilt første kvartal 2020.
    • Permisjonsreglement vil påbegynnes i løpet av 2019 og er planlagt ferdigstilt første kvartal 2020.
    • Medbestemmelsesstrukturer er under utarbeidelse og er planlagt ferdigstilt i 2019.
    • Arbeidstidsreglement er under utarbeidelse og er planlagt ferdigstilt i 2019.
    • Lønnspolitikken til Agder fylkeskommune er planlagt behandlet innen første kvartal 2020.
    • Arbeidsgiverpolitiske ordninger blir fortløpende behandlet med ansattrepresentantene i henhold til besluttet medbestemmelsesstrukturer.

  7. Jeg har en avtale med nåværende leder fra dagens organisasjon om for eksempel permisjon, etterutdanning, mv. – hvordan sikres at disse blir med over i Agder fylkeskommune?
    • Disse avtalene skal ligge i personalmappen i dagens organisasjoner og vil kunne hentes opp i Agder fylkeskommune gjennom e-arkiv.
    • Du som ansatt sammen med dagens leder må sikre at dette er ivaretatt i dagens organisasjon.

  8. Hva kan vi forvente av fleksibilitet rundt det å jobbe andre steder enn på kontoret?
    • Alle ansatte har et formelt arbeidssted i arbeidsavtalen.
    • Se spørsmål 2 om virkemidler hvor også fleksible arbeidsformer er beskrevet.
    • Det handler om å bygge team, bli kjent med nye kollegaer, nye arbeidsoppgaver og vår nye organisasjon

  9. Jeg fant ikke svaret på mitt spørsmål om meg og mitt arbeidsforhold, hva gjør jeg?
    • Ta kontakt med din nye leder i Agder fylkeskommune, din tillitsvalgte eller en av ansattrepresentantene i FHSU. Dersom det er et prinsipielt spørsmål som du mener flere lurer på, kan det sendes til Karin Løvgren Stenersen. Oversikten vil bli oppdatert fortløpende.
Tema: Spørsmål og svar om fysisk flytting til Agder fylkeskommune

  1. Hvorfor må vi flytte 2. januar 2020?
    1. Det er flere grunner til at vi må gjennomføre dette til oppstarten av Agder fylkeskommune. Den praktiske grunnen er at våre ansatte fra Statens vegvesen som i dag sitter på Harebakken i Arendal skal flytte inn i administrasjonsbygg Fløyheia 2. januar 2020. Dette medfører at vi må sette i gang hele flytteprosessen i en omgang.

  2. Kan jeg plassere flyttekassen og kontorstolen på mitt fremtidige kontor før jeg reiser på juleferie?
    1. Ja, hvis du har pakket ferdig, kan du i dialog med den ansatte som i dag sitter på kontoret be om lov til å sette kassen på det nye kontoret.
    2. Husk å merke kasser i henhold til instruks gitt i nyhetssaken, merk i tillegg med "LA STÅ". 
    3. Husk også å ikke sette tingene i veien for rengjøringen.

  3. Hvis jeg reiser bort før den 15.12, eller blir syk like før den 15.12, og jeg ikke kan rydde, hva gjør jeg da?
    1. Først og fremst start med å rydde i dag, slik at det er så lite som mulig som skal ryddes frem mot fristen den 15. desember. Hvis du blir syk og ikke er ferdig ryddet, ta kontakt med nærmeste leder og be om de kan ordne rydding for deg. 

  4. Vil jeg bli forstyrret i arbeidet mitt av nedvask av kontorer?
    1. Vaskepersonell forsøker så godt det lar seg gjøre å forstyrre minst mulig. Vær fleksibel når de kommer og ber om å få vasket kontoret ditt, og ta med deg PC-en et annet sted, eller avtal med dem om å ta kontoret ditt hvis du skal i et møte. 

  5. Hvis jeg ikke merker PC-skjerm/skjermer eller kontorstol for flytting, hva skjer når jeg kommer på kontoret den 2. januar?
    1. Da får du en vilkårlig kontorstol plassert på ditt kontor. PC-skjermer som ikke står at skal flyttes vil bli samlet inn av IKT-Agder og fordelt blant annet på fleksi- og prosjektkontorer. Det vil da ikke bli plassert en PC-skjerm på ditt nye kontor. Du må da kontakte IKT-Agder for å dekke behovet.

  6. Er det første mann til mølla som får velge hvilken plass de skal ha på et kontor som skal deles av flere?
    1. Det er viktig å huske på at de som skal sitte på kontor sammen, skal ha et godt forhold til hverandre over tid. Prøv derfor å finne minnelige løsninger for hvem som skal sitter på hvilken plass dere imellom. Blir det vanskelig å bli enig, involver nærmeste leder.
        
  7. Hvordan går den enkelte ansatte frem dersom det mangler stol, bord, hyller eller annet nødvendig utstyr på kontoret, eller om det er feil eller mangler ved kontoret (herunder strømstaver)?
    1. Det vil være servicestasjoner med mulighet for bistand ved oppstarten i januar. Ta kontakt med de fra internservice eller brukerkoordinatorene.
    2. Det vil også bli gjennomført vernerunde i løpet av januar for å ta de forholdene som ikke er på plass. Vernerunden vil bestå av et spørreskjema i forkant og fysisk runde etter på.

  8. Jeg jobber i fylkesadministrasjonen og har fasttelefon og stasjonær PC i dag, hvordan får jeg korrekt arbeidsutstyr?
    1. Prosessen for dette er under utarbeidelse og vil bli informert om i starten av desember.
    2. Ta kontakt med din nye leder i Agder fylkeskommune dersom dette gjelder deg. De vil bistå med bestilling av nødvendig utstyr.

  9. Hvordan bestiller vi ressurser i Agder fylkeskommune, herunder møterom, el-biler og el-sykler?
    1. Dette vil fortsatt bookes gjennom Outlook, mer informasjon om dette vil komme i slutten av 2019 og i oppstarten av 2020.

  10. Jeg har ikke fått utlevert adgangskort / adgangskortet virker ikke?
    1. Ta kontakt med servicetorget ved utgangen ved feil på kortet, og med ekspedisjonen i 1. etasje for å kvittere ut nytt kort.
    2. Det anbefales å hente nytt adgangskort før årsskiftet

  11. Hvilke regler gjelder for parkering?
    1. Det vil komme mer informasjon om dette i nyhetsbrev i desember.

  12. Kommer det navneskilt på arbeidsplassene og per arbeidsområde, eller må jeg gjøre noe?
    1. Dette vil bli håndtert av flytteprosjektet sammen med kommunikasjon.

  13. Jeg fant ikke svaret på mitt spørsmål om meg og mitt arbeidsforhold, hva gjør jeg?
    1. Ta kontakt med din leder i Agder fylkeskommune, eller brukerkoordinator for ditt kontorbygg. Dersom det er et prinsipielt spørsmål som du mener flere lurer på, vil brukerkoordinatorene sike at oversikten blir oppdatert fortløpende.