Spørsmål og svar om digital flytting

Takk for innsatsen med å rydde e-posten i forbindelse med den tekniske omleggingen 25.– 27. oktober, og ikke minst den gode gjennomføringen IKT Agder og infrastrukturprosjektet leverte. Nå er ansatte fra Vest-Agder fylkeskommune, Aust-Agder fylkeskommune og Statens vegvesen klargjort i IKT Agders systemer og klare til å etableres på nytt i vår nye organisasjon. Den neste fristen for digital opprydding er 1. desember.

Innen den tid må alle ansatte rydde sine hjemmeområder. Alle avdelingsledere må sikre at fellesområdene er ryddet. For mer informasjon se nyhetsbrev her og e-læring her 

Det er kommet inn en del spørsmål og bekymringer i forbindelse med den digitale ryddingen og flyttingen. Her finner du spørsmål og svar: 

  • Hvorfor må vi rydde  de videregående skolene og tannklinikkene består jo?:   
    • Dagens organisasjoner vil opphøre 1.1.2020, og de to juridiske enhetene avsluttes. På samme måte som at ingen vil få lønn fra Aust-Agder fylkeskommune eller Vest-Agder fylkeskommune i 2020, skal også digital informasjon produsert frem til 31.12.2019 tilhøre disse to enhetene og skal arkiveres og avsluttes i disse organisasjonene. Derfor må det være et skarpt periodeskille i arkivene.  

  • Jeg trenger mer plass i min personlige flyttekasse!  
    • Flere har gitt uttrykk for at de må ta med mer informasjon enn 1 GB. Vi har derfor økt kapasiteten til 5 GB i de personlige flyttekassene. Formålet er fortsatt å sikre at alle rydder. Det vil si at hver enkelt gjennomgår mappe for mappe, sletter, vurderer og tar med over kun det man må ha for å gjøre jobben i Agder fylkeskommune. Vi trenger ikke alle kopiene og versjonene av arbeidsdokumenter, presentasjoner, illustrasjoner, mv.  
    • Digital informasjon fra fellesområde skal ikke på den personlige flyttekassen. Avdelingslederne vil få tilgang til en dedikert flyttekasse for disse områdene senere.   
    • Husk å bruke skjønn: Det er viktigere med bakgrunnsdokumenter fra rettsaker og anskaffelser enn fra presentasjoner til møter.  
    • Husk at personsensitiv informasjon ikke under noen omstendigheter skal i flyttekassen. Har du dette på ditt lagringsområde skal det slettes. For mer informasjon, se vår guide for digital lagring og Datatilsynets kategorier.  
    • Også personopplysninger skal behandles forskriftsmessig, for eksempler på hvordan GDPR slår inn i barnehage og skole, se eksempler her og her

  • Jeg er avdelingsleder og har ikke fått flyttekasse for avdelingen, hva gjør jeg?  
    • Flyttekasse for fellesområder blir tilrettelagt tidlig i november. Om du ikke har fått tilgang i løpet av uke 46, ta kontakt med PMO@ikt-agder.no.    

  • Jeg er bekymret for å miste noe informasjon, hva gjør jeg?  
    • I dagens digitale landskap blir ikke digital informasjon slettet. Det vil være mulig å få lesetilgang i 2020.  

  • Vi har ikke tid til å rydde, hva gjør vi?  
    • Din nærmeste leder er ansvarlig for at du får tid til å rydde og avslutte dagens virksomhet. 
       
  • Jeg er sykemeldt og får ikke mulighet til å rydde. Hva gjør jeg?  
    • Ingen digital informasjon blir slettet. Det vil være mulig å få lesetilgang i 2020. Ta kontakt med IKT Agder på nyåret for avklaring på hvordan dette kan gjøres.   

  • Jeg trenger oppfriskning i hvordan arkivere i sak- og arkivsystemet Public 360 – hva gjør jeg?  
    • Det er sendt ut invitasjon til kurs i begge fylkeskommunene. Meld deg på, eller se nyhetssak på ansattportal/intanett for mer informasjon.  

  • Hvorfor kan jeg ikke bruke andre lagringsalternativer til flyttekasse, eksempelvis:  
    • Lokal lagring på C: eller D: Som nevnt i nyhetssaken om digital lagring skal det ikke lagres ting på lokalt område på arbeidsstasjonen din. Dersom uhellet er ute og noe skjer med PC-en, vil den digitale informasjonen som er lagret her være tapt.  
    • Ekstern harddisk eller minnepinne: På samme måte som lokal lagring vil informasjon lagret på eksterne harddisker og minnepinner gå tapt ved uhell. I tillegg vil eksterne lagringsmedier medføre stor informasjonssikkerhetsrisiko, og innebære at vi ikke har kontroll over hvor vår digitale informasjon befinner seg. I vår digitale opprydning og flytting skal eksterne lagringsmedier ikke benyttes.  
    • Private skylagringstjeneste: Arbeidsgivers digitale informasjon skal ikke lagres på private skylagringstjenester.   
    • OneDrive for business: Som beskrevet i vår guide for digital lagring vil dette bli ditt personlige lagringsområde i Agder fylkeskommune, koblet til din nye bruker (@agderfk.no). Denne brukeren får du tilgang til ved oppstarten av 2020.  

  • Hva med digital informasjon som er lagret og knyttet til ulike fagsystemer?  
    • Digital informasjon og data som er behandlet, lagret og knyttet til ulike fagsystemer blir ivaretatt og tilgjengeliggjort i fagsystemene til ny organisasjon. Den informasjonen skal ikke under noen omstendigheter flyttes over til den digitale flyttekasser.   

  • Jeg har masse bilder og videoer, hva gjør jeg med disse?  
    • Bilder, videoer, illustrasjoner og liknende som tas med over til Agder fylkeskommune må være rettighetsklarert for bruk i vår nye organisasjon. Hvis slik klarering mangler, skal det ikke flyttes. 
    • Bilder av elever og ansatte er utfordrende å ta med over i en ny organisasjon, da samtykke er knyttet til dagens organisasjoner. Bilder av mennesker må være merket og sortert i henhold til GDPR. Hovedregelen er at disse bør bli liggende igjen i dagens organisasjoner. Illustrasjonsbilder og liknende som vi har rettigheter til må bli med over om det har en viss verdi. Ta kontakt med Cheryl Macdonald for avklaring.  
        
  • Jeg skjønner ikke hvor jeg skal pakke ut min digitale informasjon i 2020?  
    • Opplegg for fremtidig digital lagring som ble publisert forrigenyhetsbrev gjelder for 2020, ikke flytteprosessen.  
    • Det kommer egne e-læringer om de ulike komponentene i vår nye digitale lagring utover høsten. Fokus i november er å pakke ned i flyttekassen. Informasjon om hvordan man skal pakke ut igjen kommer nærmere jul.  

“Ofte stilte spørsmål”:
Vi håper vi har besvart de mest relevante spørsmålene om digital flytting nå, men for å være på den sikre siden vil vi løpende oppdatere en side med "ofte stilte spørsmål" på agderfk.no. Her vil spørsmål som kommer inn gjennom ulike kanaler besvares fortløpende. Utvalgte relevante spørsmål vil bli løftet frem i nyhetsbrevet.  

For spørsmål om: 

  • den digitale hverdagen i Agder fylkeskommune, ta kontakt med PMO@ikt-agder.no.  
  • den fysiske hverdagen i Agder fylkeskommune, ta kontakt med brukerkoordinatorene. Les mer her. 

Generelle spørsmål om den nye arbeidshverdagen i Agder fylkeskommune tas med ny leder. De vil eventuelt videreformidle spørsmål til riktig person.