Prosjektkontor for IT-innføringsprosjekt

For å bistå IT-innføringsprogrammet og IT-prosjektene og å sikre ekstra gjennomføringskraft på IKT delen av sammenslåingsprosjektet «Agder fylkeskommune» er det etablert et programkontor (PMO). Hensikten er å koordinere innføring, informasjon og opplærling, forklarer Knut Lindland, prosjektmedarbeider og "sjefskoordinator" for arbeidet med Agder fylkeskommune.

PMO står for "Project/program management Office", eller programkontor på godt norsk. Det er en sentralisert koordinerende enhet som er samlingspunkt for alle IT-prosjektene og igangsatte IT-tiltak i prosjekt Agder fylkeskommune, forklarer Knut Lindland og forklarer videre hvorfor PMO er viktig og hva de skal gjøre:

-Formålet er å koordinerende overgripende aktiviteter, sikre helheten for å ha en operativ fylkeskommune 1.1.2020, herunder gi nødvendige overordnede avklaringer og retning på tvers av prosjektene. Vurdere prosjektenes risiko, ressursbehov og avhengigheter under ett, samt bistå i etableringen og avslutningen av prosjekter og tiltak. Beslutningene ligger i programstyret og hos de enkelte styringsgruppene. Andre oppgaver til programkontoret er:

  • Å koordinere alle IT-prosjekter med fokus på planlegging, definering, rettferdiggjøring, oppfølging, gjennomføring og evaluering.  
  • Å være drivkraft og styre implementering og utrulling av kommunikasjon og opplæring på tvers av prosjekter.
  • Overordnende funksjon å overvåke tidslinje, ressurser og kvalitet for alle sammenslåingens IT- prosjekter.
  • Rapportere status og usikkerhet til programstyret.
  • Bistå med overføringen av prosjektene og systemene fra de tre organisasjonene som utgjøre Agder fylkeskommune over til IKT Agder.

Deltagerne i programstyret og PMO

Programstyret ledes av Tine Sundtoft. I tillegg deltar Rune Johansen (leder IKT Agder), Martin Zeiffert (IT-sjef Aust-Agder fylkeskommune), Knut Fredvik (IT-sjef Vest-Agder fylkeskommune) og Bjørn Kristiansen (Organisasjonssjef Aust-Agder fylkeskommune).

Programkontoret består av faste og midlertidige deltakere. De faste deltagerne er foreløpig Line Bakkeby (IKT Agder), Knut Lindland (prosjektkoordinator), Atle Frydenlund (IKT Agder) og Andy Cerika (trainee). De pågående tiltakene leveres i all hovedsak av midlertidige deltagere.

Pågående prosjekter og tiltak i IT-innføringsprogrammet

Det er ti pågående IT-prosjekter i innføringsprogrammet. Figuren nedenfor oppsummerer prosjektene og hvem som er prosjekteier og prosjektleder.

Saken fortsetter under bildet - klikk på bildet for større versjon.

IT-prosjekt som PMO koordinerer

Bildetekst: IT-prosjekt kartlegging av fagsystemer er avsluttet, og SAMS IKT er nylig opprettet

En kort beskrivelse av pågående tiltak som er lagt til PMO, med ansvarlig, fremkommer nedenfor:

Ivaretagelse av IT-systemporteføljen til Aust-Agder fylkeskommune og Vest-Agder fylkeskommune

Det er flere fagsystemer og applikasjoner som skal håndteres i forbindelse med sammenslåingen. Noen skal konsolideres, andre skal avsluttes og enkelte skal leve videre som i dag. PMO vil bistå hjemmehavnene og avdelingene i vurderingen av systembehov opp mot de nye arbeidsprosessene og dermed hvilke systemer som kan konsolideres, avsluttes eller leve videre som i dag.  

Det som er felles for alle fagsystemene er at de skal overføres til IKT Agder. For å sikre en god overføring er det etablert fire ansvarsområder, i samme struktur som IKT Agder. En kort beskrivelse, forvaltningssansvarlig fra IKT Agder og styringsgruppedeltager fra Agder fylkeskommune fremkommer under:

Oppvekst: Forvaltningsansvarlig fra IKT Agder er Glenn Vidar Lindberg og styringsgruppedeltager fra Agder fylkeskommune er Arly Hauge. Den største delen av systemporteføljen til Aust-Agder fylkeskommune og Vest-Agder fylkeskommune ligger her gjennom alle fagsystemene til utdanning. For å sikre gode beslutningsprosesser overfor utdanning er Phillip Kaspersen fra VAF IT ansvarlig for helheten, i tett dialog med IT avdelingene i de to fylkene og IKT koordinatorene på våre videregående skoler.

Administrasjon: Forvaltningsansvarlig fra IKT Agder er Are Sætervadet og styringsgruppedeltager fra Agder fylkeskommune er Lise Solgaard. I forvaltningsområde administrasjon ligger grunnsystemene våre, herunder økonomi- og HR, sak- og arkiv, Stratsys, mv.

Teknisk: Forvaltningsansvarlig fra IKT Agder er Geir Vareberg og styringsgruppedeltager fra Agder fylkeskommune er Ola Olsbu. Det er under teknisk flere av fagsystemene fra SAMS vil ligge, samt alt av driftssystemer til kontorene og skolene våre.

Helse: Forvaltningsansvarlig fra IKT Agder er Vivian Grande og styringsgruppedeltager fra Agder fylkeskommune er Vegard Nilsen. Det er under helse at fagsystemene til tannhelse vil ligge.

For mer informasjon om tjenestene til IKT Agder, se her.  

Rolle og tilgangsstyring i Agder fylkeskommune

Det er etablert en arbeidsgruppe som utarbeider en overordnet designskisse for rolle- og tilgangsstyring i Agder fylkeskommune. Inge Hurv, påtroppende avdelingsleder Virksomhetsstyring, er ansvarlig for leveransen.

Stratsys

Agder fylkeskommunes har valgt Stratsys som system for virksomhetsstyring og -rapportering. Dette er foreløpig organisert som et delprosjekt under IT-prosjekt Økonomi- og HR-løsning. Inge Hurv, påtroppende avdelingsleder Virksomhetsstyring er ansvarlig, med bistand fra Hanne Henstein, prosjektleder IKT Agder.

Overføring av IT-kontrakter

Sikre overføring av IKT avtalene fra Aust-Agder fylkeskommune, Vest-Agder fylkeskommune og Statens vegvesen til IKT Agder. Jan Petter Røinaas fra AAfk, Knut Otto Pedersen fra VAF og Daniel Sjølander fra IKT Agder holder i dette arbeidet.

Lagringsstrategi/-plan

Etablere Agder fylkeskommunes plan for datalagring. Martin Zeiffert, påtroppende avdelingsleder Digitalisering er ansvarlig for leveransen.

Informasjon og opplæring

For å sikre en helhetlig og styrt prosess knyttet til opplæring og informasjon til våre ansatte og brukere vil PMO ta en koordinerende rolle på tvers av IT-prosjektene og tiltakene. To viktigste endringer som kommer om kort tid:

-          Skifte fra Fronter til itslearning i Aust-Agder fylkeskommune. Morten Thorsen og Halvard Berg holder i denne prosessen.

-          Skifte av domene for elevene i Vest-Agder. Som en konsekvens av sammenslåingen og valg av IKT Agder vil elevene som allerede har en brukerkonto i Vest-Agder og starter i VG2 og VG3 høsten 2019 få ny bruker. Informasjon om hva elevene må gjøre før og etter sommerferien fremkommer her. IKT koordinatorene holder i informasjonsprosessen på de enkelte skolene, Andy Cerika holder i det sentralt.  

Til slutt - en oppfordring
-Dersom du ser andre tiltak eller oppgaver PMO bør vurdere er det fint om du gir innspill på dette. Send til knut.lindland@vaf.no. Det vil komme nye oppgaver for å håndtere risikoer, avhengigheter eller omfang som ikke er eller kan ivaretas av de etablerte prosjektene, avslutter Knut Lindland.