Nytt intranett og arbeidsflate

I Agder fylkeskommune skal 3 000 ansatte på nyåret ta i bruk nye verktøy for internkommunikasjon og samhandling. Her kan du lese hva dette nye er og hva det betyr for deg i din nye arbeidshverdag.

(Hovedbilde: illustrasjon av Agda og arbeidsflaten i Teams.)

– Intranettet «Agda» og arbeidsflaten Teams er verktøy som både vil være i takt med organisasjonspolitikken og nye arbeidsformer. Vi har vært igjennom overganger tidligere, og nå står vi overfor en ny. Dette kommer til å gå bra, selv om vi må påregne noen oppstartsutfordringer, sier prosjektleder Wanja Richardsen.  

Alle ansatte får en ny arbeidsflate  
Den nye arbeidsflaten er bygget opp ved hjelp av kommunikasjonsverktøyet Teams, som er en del av Office 365-plattformen. Det er herfra det meste av kommunikasjon og samhandling internt vil foregåFra arbeidsflaten kan vi kommunisere med hverandre digitalt, sette opp videomøter og samarbeide i og dele dokumenter.  

– Mye av funksjonaliteten på arbeidsflaten vil vi kjenne igjen fra sosiale medier, som blant annet Facebook. Det vil derfor, for de aller fleste av oss, være svært enkelt å komme i gang med bruken, sier Wanja. Arbeidsflaten i Teams starter automatisk når du starter jobbmaskinen.  

Hvordan fungerer arbeidsflaten i Teams? 
Arbeidsflaten i Teams er satt opp slik at hver enkelt av oss automatisk blir innplassert i en gruppe tilsvarende vår tilhørighet i organisasjonsstrukturen, for eksempel vil en ansatt på Sirdal videregående skole være del av en gruppe for sin skole, i tillegg til egen avdeling. For fylkesadministrasjonen vil den enkelte ansatte tilhøre egen avdeling, for eksempel kommunikasjonsavdelingen 

Fra arbeidsflaten har man også tilgang til øvrige prosjektgrupper og samarbeidsgrupper som den enkelte deltar i, på tvers av avdelinger og virksomheter. Disse gruppene opprettes etter behov. Hvor mange grupper dette vil være, avhenger naturligvis av arbeidsoppgavene.   

Teams forside

Bildet viser arbeidsflaten for eksempel for en avdelingsgruppe, prosjektgruppe og samarbeidsgruppe. Merk at bildet er en illustrasjon! 

Fra arbeidsflaten i Teams har man også tilgang til fellesdokumenter for sin gruppe. Det vil typisk være det som vi i dag har lagret på fellesområdet, som eksempel M:, N:, P:, H: og så videre. Disse dokumentene har lederne et overordnet ansvar for å overføre fra den digitale flyttekassen og over til filområdet i Teams. 

Detaljer fra teams

Bildet viser en illustrasjon av filområdet for en gruppe.  

Nytt intranett – Hei, Agda! 
Agda er navnet på vår nye digitale fellesarena og er eneste stedet hvor alle ansatte kan "møtes" daglig. Agda er bygget opp på Office 365-plattformen. 

– Intranettet vil komme opp som første fane i nettleseren når du logger på maskinen. Det er på her vi finner inngangen til nettbaserte fagsystemer, fellessystemer (for eksempel HR-portalen) og styrende dokumenter (for eksempel reglementer og rutiner). Det er også her vi kommer i kontakt med IT-brukerstøtte, arkivet og andre som kan hjelpe oss "på stedet".  

– Videre vil intranettet være hovedkanalen for fellesnyheter som skal ut til alle 3 000 ansatte i Agder fylkeskommune. I tillegg vil du finne nyhetssaker her som gjelder din nærmere tilhørighet i organisasjonen, inndelt etter skole, og fylkesadministrasjonen (inkludert tannhelsetjenesten) 

Illustrasjon av forside nytt intranett

Bildet viser AgdaMerk at bildet er en illustrasjon!   

Forvent en smartere måte å jobbe på – noen raske fordeler 
1. Du kan forvente færre lange e-postutvekslinger hvor du aldri vet om du har siste versjon av et vedlegg (arbeidsflaten i Teams). 

2. Du kan forvente å finne siste versjonen av våre styrende dokumenter (Agda) 

3. Du kan forvente å jobbe sammen med andre i dokumenter i samtid (arbeidsflaten i Teams). 

Bonusen:  

4. Alt dette er tilgjengelig uansett om du bruker pc, nettbrett eller mobil. 

Nyttige tidspunkter å merke seg: 

  • Arbeidsflaten i Teams og intranettet Agda skal etter planen være tilgjengelig for alle ansatte etter pålogging med nytt brukernavn og passord etter 1.1.2020. Nærmere informasjon om brukernavn og passord vil komme.  

  • Fellesfiler til den enkelte enhet, virksomhet, tjeneste avdeling, sektor eller seksjon ryddes ut fra flyttekassene og til filområdet på Teams etter første pålogging med nytt brukernavn og passord. Overordnet ansvar for at dette blir gjort ligger hos leder for den enkelte nye gruppe (enhet, avdeling eller seksjon) 

  • Neste fellesinformasjon om arbeidsflaten i Teams og Agda vil komme i desember. 

  • Mer detaljert opplæring vil følge i januar og februar.