Nå skal det ryddes!

Nå skal det ryddes! Dette gjelder alle – også skoler, tannklinikker, virksomheter og tjenester. I forbindelse med at Aust-Agder fylkeskommune og Vest-Agder fylkeskommune slås sammen, er det viktig at alle gjør sin del av jobben med å rydde. I tillegg må alle i sentraladministrasjonene forvente å bytte kontor. – Da er det fornuftig å ha minst mulig papir og permer å flytte, forklarer Aslaug Berg, påtroppende avdelingsleder for dokumentsenteret i Agder fylkeskommune.

Her følger noen tips om hva som skal ryddes og hvorfor. Du vil få mer informasjon fortløpende. Du vil også finne kontaktinformasjon til hvem som kan hjelpe deg om du trenger råd, veiledning eller hjelp til å rydde. I første omgang er det viktig at alle tar sin del av rydding på kontoret sitt og ikke overlater det til andre. Derfor begynner vi med råd og tips om rydding av papirdokumenter og andre analoge arkiv. Ytterligere informasjon om rydding i sak- og arkivsystemet Public 360 vil også følge senere.

Hvorfor rydde og arkivere? 
Regelverket knyttet til arkiv er tydelig på at dokumenter skal arkiveres i det organet hvor det oppstod. Dokumenter skal derfor inn i dagens arkivsystemer i den fylkeskommunen hvor dokumentasjonen ble produsert eller mottatt. Etter 2020 blir dagens systemer fryst, lukket og låst, og kun tilgjengelig for lesing ved tjenstlig behov. Dette innebærer at alle løpende arkivprosesser stanses. Saker som er under behandling ved periodeskillet blir avsluttet.

– Vi gjør oppmerksom på at vi gjør dette for å ivareta enkeltindividers demokratiske rettigheter for å sikre lovpålagt innsyn og offentlighet, for allmennhetens mulighet til å kontrollere den kommunale forvaltningens virksomhet og for fylkeskommunens behov for dokumentasjon av egen virksomhet, forklarer Gro Pedersen, fagsjef ved dokumentsenteret i Vest-Agder fylkeskommune.

Rydding av kontorene
– Mange skal etterhvert bytte kontor. Da er det klokt å kun flytte på det som faktisk skal brukes videre i Agder fylkeskommune. Det jobbes med planer for flyttingen. I mellomtiden er det lurt å sortere, kaste og arkivere mest mulig, så du er klar den dagen flyttingen skal skje. Plan og datoer for dette gir vi informasjon om, så snart det er klart, sier prosjektleder Steinar Roppen Olsen.

Kontorarkivet – hva skal arkiveres?
"Kontorarkivet" består gjerne av permer med papirer, papirarkiv og skyggearkiv (kopi av saker i P360) på kontoret eller andre steder. Har du papirer liggende, kan du bruke denne sjekklisten: 

1) Er dokumentet arkivert allerede?
Ta gjerne først en sjekk av om dokumentene allerede kan ligge i Public 360, eller i eldre papirarkiver/historisk base. Hvis dokumentene dine er kopi av noe som allerede er arkivert, så kan kopiene makuleres/slettes. Følg de rutiner for makulering som gjelder for din avdeling. Dette kan du spørre egen leder om. Se ellers tips lenger nede i denne saken. Trenger du hjelp med søk, kan du kontakte sentralarkivet/ dokumentsenteret.

2) Er dokumentet ikke arkivert – bør det være det?
Hvis dokumentene ikke er arkivert, må du ta vurderingen om dokumentet skal ligge i arkivet. Ta kontakt med sentralarkivet/ dokumentsenteret hvis du er i tvil.

3) Ja, dokumentet må arkivers – hva da?
Følg rutinene som gjelder for å registrere dokumenter i Public 360. Kontakt sentralarkivet/ dokumentsenteret om du har spørsmål eller trenger veiledning. Du finner også informasjon om dette på ansattportalen/intranettet.

Kontaktinfo Aust-Agder fylkeskommune: ARKIV@austagderfk.no, tlf: 37 01 76 11
Kontaktinfo Vest-Agder fylkeskommune: dokumentsenter@vaf.no tlf: 38 07 46 15

Hva med det som ikke skal lagres?
Papir kan ikke bare kastes rett i grønn dunk. Du må først vurdere om det er papirer som må makuleres. Arne Karlsen, fagsjef for kvalitet og internkontroll i Vest-Agder fylkeskommune kommer med følgende rettesnor:

– Alle dokumenter, som ikke er arkivverdige eller som ikke har verdi i Agder fylkeskommune, bør kastes/makuleres ut fra gitte kriterier:

    • Alle dokumenter som ikke er unntatt offentlighet eller som ikke inneholder noen personopplysninger, kan kastes i grønn dunk og gå i avfallssystemet på fylkeshuset
    • Alle dokumenter som er unntatt offentlighet eller som inneholder personopplysninger, skal kastes i makuleringsdunker
    • Dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger, skal makuleres i henhold til rutiner. 

Lagring av dokumenter i Agder fylkeskommune
– Det kan være nyttig å merke seg at i tillegg til arkivering i Public 360, så vil det komme en lagringsstrategi for Agder fylkeskommune. Den vil beskrive hvor du skal arkivere/oppbevare dokumenter enten de er arkivverdige, sensitive, eller det rett og slett er kjekt-å-ha-dokumentasjon. I tillegg blir det enklere å flytte kontor, når alt av papirer er ferdig ryddet, avslutter Arne Karlsen.