Kommunikasjon og profilering – oversikt og status

Digital profilmanual med nedlastbare logoer, PowerPoint-maler, prinsippoppsett for e-postsignatur, annonsering, trykkeritjenester, medieovervåking, omskilting av bygg, profilering av kjøretøyer og klær – oversikt over dette og mer finner du her. Oversikten vil bli løpende oppdatert.

Illustrasjon: Bruk av ny PowerPoint-mal.

I denne oversikten får du mer informasjon om små og store saker relatert til kommunikasjon og profilering i Agder fylkeskommune.

LOGOOVERSIKT:
• En felles logostruktur gjør at flere vil kunne kjenne igjen fylkeskommunen på tvers videregående skoler og tannklinikker enn ved bruk av uensartede logoer.
• Hovedlogoen med «AGDER fylkeskommune» oppfattes som overordnet.
• Det benyttes som hovedregel ikke egne logoer for avdelinger eller prosjekter.
• Her finner du en foreløpig logooversikt for Agder fylkeskommune.

DIGITAL PROFILMANUAL MED HØYOPPLØSELIGE LOGOER:
• Det er tidligere formidlet informasjon om ny visuell profil for Agder fylkeskommune som innføres fra 01.01.2020.
• Foreløpig versjon av digital profilmanual med nedlastbare logoer finner du her (tips – lagre i «favoritter» i nettleseren din).
• Det gjøres oppmerksom på at manualen er et underveisprodukt. «Eksempler på bruk» er skisser hvor det vil komme endringer i oppsett og føringer.
• For profilmateriell som skal benyttes av den nye organisasjonen etter 2020 kan ny profil med logo inkludert «Agder-profilelementet» tas i bruk allerede nå. Brev skal derimot ikke benytte ny logo før 01.01.2020.
• Logoer er tilgjengelig under hhv. «overordnet profil», «skoler», «tannklinikker» og «øvrige virksomheter».
• Hovedlogo i farge med fylkesvåpenet til venstre og virksomhetsnavn i sort skrift til høyre skal som hovedregel benyttes på hvit bakgrunn.
• Unntak for dette er logo på farget bakgrunn. For å gi best mulig kontrast er det utviklet et regelsett for hvilken bakgrunnsfarge som gir hvilken farge på navnetrekket (scroll ned på siden du kommer til). Ulike utgaver av logoen finner du under din virksomhet.
• Det er ikke anledning til å bruke virksomhetsspesifikke slagord, verdier eller liknende i kombinasjon med logoene.

RETTIGHETER TIL LOGO OG FYLKESSVÅPEN:
• Det er fylkeskommunen som eier fylkesvåpenet og har eneretten til å bruke våpenet som kjennetegn, både som identifikasjonsmerke og eiermerke.
• Fylkesvåpenet skal som hovedregel ikke benyttes alene, men i kombinasjon med navnetrekket på fylkeskommunen eller en fylkeskommunal virksomhet.

SKRIFTTYPE OG SKRIFTSTØRRELSE:
• Arial er standard skrifttype (font) og skal benyttes i dokumenter, e-post og ulike IT-systemer. • Rubik er Agders profilfont og brukes i navnetrekkene i logoen og i grafiske oppsett av trykket materiell (gjøres normalt av grafisk designer).
• Skriftstørrelse 12 skal benyttes i worddokumenter, mens skriftstørrelse 11 bør være minstestørrelse i e-post av hensyn til lesbarhet og universell utforming.

MALER FOR POWERPOINT:
• PowerPoint-maler er tilgjengelig for «overordnet profil», «skoler» og «øvrige virksomheter». • Tannklinikkene bruker PowerPoint-malen til Tannhelsetjenesten i Agder.
• Minste skriftstørrelse skal minst være 24 punkt størrelse. Er det flere enn 40 tilhørere, anbefales det at størrelsen økes til 28 eller større.
• Ulike lysbildemaler finner du ved å velge «Nytt lysbilde» i menyen øverst.
• Prøv å legge tekst og foto i de forhåndsdefinerte tekst-/bilderammene for å skape en ryddig presentasjon.

MALER FOR WORD:
• Word-maler for brev og notat for fylkeskommunen og virksomhetene gjøres fra 01.01.2020 tilgjengelig i sak- og arkivsystemet Public 360, hvor denne typen dokumenter skal arkiveres.
• Rapport- / meldingsmal i word vil bli tilgjengeliggjort på profilmanualen fra 01.01.2020.

MAL FOR E-POSTSIGNATUR:
• E-post signatur skal fra 01.01.2020 settes opp etter en enhetlig mal basert på organisasjonstilhørighet og tilhørende logo.
• Det arbeides med å se om det er mulig å automatisere oppsettet av dette.
• Tilpasninger av opplysninger må påregnes, men det er ikke anledning til å gjøre endringer i det visuelle oppsettet av e-postsignaturen ved f.eks. å legge til flere symboler eller logoer.

DESIGN AV ADGANGSKORT:
• Prinsippoppsett for adgangskort blir tilgjengelig på profilmanualen.
• Kontakt fylkeskommunens grafiske designer for oppsett med logo for skole eller annen virksomhet.

GRAFISK DESIGN:
• Alle grafiske oppsett i Agder fylkeskommune, ut over standard bruk av logo og bruk av ulike maler, skal så langt det lar seg gjøre utarbeides eller godkjennes av fylkeskommunens grafiske designer. Ved kapasitetsutfordringer kan bistand til grafisk design innhentes gjennom ny trykkeriavtale. Virksomheten belastes da etter timeforbruk.
• Vinteren 2020 vil virksomhetene bli invitert til å sende en eller flere representant (-er) til en opplæringssamling for å bli kjent med den visuelle profilen til Agder fylkeskommune, samt bildeprofil og annonseoppsett.
• Kontakt grafisk designer Astrid Austeid Fjose, mobil 996 95 118, e-post asfj1@vaf.no.

BILDEBANK OG BILDEPROFIL:
• I 2020 tas det sikte på å anskaffe en felles bildebank for profilbilder hvor det foreligger signert samtykkeerklæring om fri bruk for fylkeskommunen.
• Ny samtykkeerklæring for bilder vil bli utarbeidet.
• Husk at bilder, videoer og illustrasjoner fra eksisterende organisasjoner som skal brukes i Agder fylkeskommune må være rettighetsklarert.
• Fylkeskommunens fotostil finner du her.

ANNONSERING:
• Det jobbes med å inngå annonseavtaler for fellesannonser for Agder fylkeskommune fra 01.01.2020.
• Annonser i fellesannonsener skal være korte henvisningsannonser og belastes sentralt kommunikasjonsbudsjett.
• For ledige stillinger benyttes det en felles standard henvisningsannonse til fylkeskommunens nettsider for ledige stillinger. Som hovedregel annonseres ikke hver enkelt stilling med utfyllende tekst i papiravisen. Stillingsannonser på relevante stillingsportaler på nett rykkes inn direkte av og belastes annonserende virksomhet/avdeling.
• Standard oppsett for innhold til ulike typer annonser vil bli lagt ut her.
• Annonsekalender gjøres tilgjengelig så snart denne er klar. Annonsetekster sendes inn til grafisk designer senest ila mandag før påfølgende fellesannonse på lørdag.
• Annonsetekster sendes fra nyåret til grafisk designer Astrid Austeid Fjose på e-post asfj1@vaf.no (fra 01.01.2020: astrid.austeid.fjose@agderfk.no)

TRYKKERITJENESTER:
• Agder fylkeskommune har inngått ny avtale for trykkeri- og kopieringstjenester som det om kort tid vil bli formidlet bestillingsrutiner til.
• Alle fylkeskommunale virksomheter inkludert skoler og tannklinikker skal kjøpe sine trykkeritjenester gjennom denne avtalen. Alle kjøp blir fakturert bestillende virksomhet.
• Det første behovet som vil oppstå er nye konvolutter med ny logo som alle virksomheter selv må bestille.
• Eksempler på trykksaker som kan bestilles:

  • Konvolutter med fargelogo med og uten vindu (EC4, C4, E65, C5, B4, C3)
  • Trykksaker med fargelogo og fylkeskommunalt design:
    • Brevark med logo
    • Timekort for tannhelsetjenesten
    • Visittkort, tosidig (norsk og engelsk)
    • Bordkort og navneskilter
    • Omslagsmapper
    • Brosjyrer, foldere, flyers og plakater
  • Rollups
  • Kopiering og ev. stifting av store mengder papir
  • Bistand til grafisk design, timebasert (NB: Kun hvis fylkeskommunens grafiske designer ikke har kapasitet)


OMSKILTING AV BYGNINGER:
• Før årsskiftet begynner arbeidet med å montere nye skilter på alle videregående skoler, tannklinikker og fylkeskommunale bygninger.
• Skoler og virksomheter skal ikke selv bestille og montere bygningsskilter da dette håndteres gjennom det sentrale skiltprosjektet.
• Prosjekteier er Roald Torkelsen, Roald.Torkelsen@vaf.no, mobil 907 60 680

OMPROFILERING AV KJØRETØY:
• Agder fylkeskommunes 18 videregående skoler vil til sammen få en kjøretøypark på nærmere 100 biler, minibusser og busser, lastebiler, trailere, anleggsmaskiner og ulike kjøretøy. Dette er ikke inkludert kjøretøy på lukkede anlegg.
• I tillegg til dette kommer samferdsel og eiendoms ca. 30 kjøretøyer knyttet til fylkesveg.
• For å erstatte gamle logoer på eksisterende kjøretøyer med nye logoer og profil, tas det sikte på å inngå en rammeavtale for omfoliering av kjøretøy.
• Når denne er klar vil eventuelle kjøretøy fra SVV og biler med logoer med Aust-Agder fylkeskommune og Vest-Agder fylkeskommune bli prioritert.
• Kjøretøy fra skolene vil etter planen bli omprofilert senere og etter behov i et eget prosjekt.
• For foliering av nye kjøretøy kontaktes grafisk designer for bistand og kvalitetssikring i henhold til veileder for foliering av kjøretøy.

PROFILERING PÅ ARBEIDSTØY:
• Nye klær og nytt arbeidstøy i Agder fylkeskommune skal utformes i henhold til veileder for logo og profilering på klær.
• Grafisk designer kan bistå med prinsippoppsett av logoplassering på tøy med ulike bakgrunnsfarger i henhold til fylkeskommunens fargepalett. Ved profilutforming av alt nytt tøy skal i alle tilfeller grafisk designer konsulteres.
• Alt arbeidstøy med funksjonskrav/synlighetsklær i Agder fylkeskommune skal i henhold til EN ISO 20471 ha fluoriserende gult som bakgrunnsfarge. Denne fargen er valgt for å gi best kontrast med Agder fylkeskommunes fargelogo.
• Innkjøpsavtale for OFA (Offentlig Fellesinnkjøp på Agder) for klær skal etter planen inngås 13. desember.
• Mer informasjon om bestillingsrutiner kommer fra avdeling for innkjøp og anskaffelser.

MEDIEOVERVÅKING:
• Eksisterende avtaler for medieovervåking er sagt opp fra 01.01.2020.
• Nye avtaler vil bli inngått for medieovervåking for Agder fylkeskommune i løpet av 1. kvartal 2020. 

EKSTERNE NETTSTEDER OG DIGITALE SKJEMAER:
• Over nyttår får vi nye eksterne nettsteder for fylkesadministrasjonen og virksomhetene.
• Domenene til de ulike nettstedene finner du her.
• Se oversikt over lokale nettredaktører på skolene og i fylkesadministrasjonen her.
• Prosjektleder Eirik Mykland, Eirik.Mykland@austagderfk.no, mobil 415 08 324, kan også kontaktes ved spørsmål for spørsmål om nettsteder.
• Påtroppende leder for digitalisering, Martin Zeiffert, Martin.Zeiffert@austagderfk.no, mobil 901 47 987, kan kontaktes ved spørsmål om digitale skjemaer.

INTRANETTET «AGDA» OG ARBEIDSFLATEN TEAMS:
• På nyåret skal også 3 000 ansatte på nyåret ta i bruk nye verktøy for internkommunikasjon og samhandling.
• På intranettet vil du se lokale nyheter basert på om du jobber på en skole eller i fylkesadministrasjonen.
• Rektorene og fylkesdirektørene melder inn publiseringsansvarlige til innen 25. november. Opplæring vil bli gitt i desember.
• Prosjektleder Wanja Richardsen, wri@vaf.no, mobil 913 95 036, kan kontaktes ved spørsmål.

FELLES BEGREPSBRUK:
Det er behov for å innarbeide felles begrepsbruk og rettskriving bl.a. for følgende:
• Toppledergruppen benevnes som «lederteamet» (fylkesrådmannen og åtte fylkesdirektører).
• Administrasjonen benevnes som «fylkesadministrasjonen» (ikke sentraladministrasjonen).
• Avdelinger og seksjoner er ikke egennavn og benevnes derfor i løpende tekst med små bokstaver (eksempelvis «avdeling for lønn og regnskap», ikke «Avdeling for Lønn og regnskap»).
• Tilsvarende brukes det også liten bokstav i løpende tekst i stillingstitler, eksempelvis «avdelingsleder for lønn og regnskap».
• Skolene er «virksomheter» og rektor innehar rollen som virksomhetsleder.

KONTAKTOPPLYSNINGER OG E-POST FRA 01.01.2020
Se oversikten her.

FOR SPØRSMÅL, KONTAKT:
• Profil, annonsering og bildebank – grafisk designer Astrid Austeid Fjose, e-post asfj1@vaf.no, mobil 996 95 118
• Nettsteder – prosjektleder Eirik Mykland, Eirik.Mykland@austagderfk.no, mobil 415 08 324
• Intranett «Agda» og Teams – prosjektleder Wanja Richardsen, wri@vaf.no, mobil 913 95 036 
• Nyhetsbrev og eksternkommunikasjon – kommunikasjonsrådgiver Cheryl Macdonald, cmd@vaf.no og mobil 982 48 507
• Øvrige kommunikasjonsspørsmål – påtroppende avdelingsleder for kommunikasjon, Svein Buer, svein.buer@austagderfk.no og mobil 970 46 099