Hvor skal jeg arkivere nye dokumenter ut året?

Lurer du på hvor du skal arkivere et dokument som kanskje er aktuelt også etter 31. desember 2019? Eller som er adressert til Agder fylkeskommune? Aslaug Berg, påtroppende avdelingsleder for dokumentsenteret, hjelper gjerne med noen presiseringer rundt arkiveringsrutiner i sak- og arkivsystemet Public 360.

1. Alt som er adressert til Agder fylkeskommune skal legges i online-løsningen som heter Agder 2020 (fellesnemndas løsning). Dette er løsningen som ble kjøpt inn for å arkivere alt som gjelder Agder fylkeskommune før Agder fylkeskommune blir en juridisk enhet. Agder fylkeskommune blir først en juridisk enhet fra 1.1.2020. Det som arkiveres før dette, skal altså legges inn i Agder 2020 (fellesnemndas løsning). Da legger man inn dokumentene selv eller sender det til postmottaket i Aust-Agder fylkeskommune med merknad om at det skal i Agder 2020 (fellesnemndas løsning).

2. Alt som er adressert til henholdsvis Vest-Agder fylkeskommune eller Aust-Agder fylkeskommune skal legges i de løsningene som fylkeskommunene har i dag.

3. Løsningen for Agder fylkeskommune skal kun tas i bruk etter 01.01.2020 med unntak av konstituerende møte for fylkestinget i Agder og for fylkestingsmøtet i desember. Løsningen blir tilgjengelig for alle ansatte 01.01.2020.

– Jeg forstår at flere ønsker å ta i bruk Agder fylkeskommunes løsning som skal brukes i den nye organisasjonen, men denne er ikke klargjort for annet enn  brev til politikere, papirer til konstituerende møte i fylkestinget og møtet i desember. Det skal ikke legges inn noe annet i løsningen, heller ikke med tanke på at det skal svares ut etter 1.1.2020, sier Aslaug

– Ved et skarpt skille, som vi kaller det i arkivverdenen, medfører det at vi vil få post fram til 31.12.2019 som skal legges inn i Agder 2020 (fellesnemndas løsning), Vest-Agder fylkeskommune eller Aust-Agder fylkeskokmmune. Det vil skje i flere saker at man må slå opp brev i gammel løsning og svare i ny løsning. Det skal ikke kopieres over dokumenter. Dette er fordi det blir tilgjengeliggjort for oppslag i gammel løsning og etter hvert tilgjengelig i eArkiv i Agder fylkeskommune-løsningen, avslutter Aslaug Berg, påtroppende avdelingsleder for dokumentsenteret.