Digital storrengjøring

Hovedregelen er at ingen digital informasjon automatisk arkiveres eller flyttes over til Agder fylkeskommune. Digitale flyttekasser blir derfor tilgjengelig i løpet av oktober. – Når det gjelder e-post må alle ansatte rydde i egen e-post innen 25. oktober. Da begynner arbeidet med flytting av historisk e-post. Alt dette gjelder alle – også skoler og tannklinikker i begge fylkeskommuner. sier Knut Lindland, prosjektkoordinator for Agder fylkeskommune.

Som en konsekvens av etableringen av Agder fylkeskommune vil dagens to fylkeskommuner opphøre. Ansatte i fylkesadministrasjonen vil få nye roller i nye avdelinger. 

For å sikre en god avslutning av dagens to organisasjoner, og ikke minst ivareta «virksomhetsminnet» og lovkrav knyttet til dette, legges det nå opp til en digital storrengjøring. Formålet er å sikre at alt er korrekt avsluttet og at det man eventuelt trenger i Agder fylkeskommune kommer med over.

Hva blir ikke flyttet?
– Lagringsområdene på fellesområder og personlig lagringsområde i dagens to organisasjoner vil ikke bli flyttet over til Agder fylkeskommune. Digital informasjon fra disse områdene vil altså ikke være tilgjengelige i Agder fylkeskommune.

Dette er de områdene som vi dag kjenner som felles filområder for egen enhet/avdeling og ens eget "personlige" filområde. Vi kjenner disse områdene gjerne som H:, M:, N: og så videre.

I tillegg vil samhandlingstjenester som dagens versjoner av Sharepoint og Teams stenges. Teams som er nyopprettede av IKT Agder i forbindelse med sammenslåingen, vil bli med videre. Tilpasninger til ny struktur må imidlertid påregnes.

Hvordan rydde?
Alle ansatte og ledere har flere digitale områder å rydde, blant annet e-post, fellesområder, personlig lagringsområde og OneDrive for business.

– Den enkelte ansatte må selv gå gjennom alle sine lagringsområder å vurdere om den digitale informasjonen skal arkiveres i sak- og arkivsystemet Public 360 i dagens organisasjon, om det skal flyttes eller slettes. Lederne i dagens to organisasjoner må i tillegg vurdere digital informasjon som er kritisk å få med for de nye lederne i Agder fylkeskommune.

– I nyhetsbrevet 30. august om den fysiske flytteprosessen ble rutinene for arkivering beskrevet. Les mer her. På samme måte som at det ikke skal ligge noe igjen på kontoret, skal det ikke ligge noe igjen på lagringsområdet. Etter at ting er arkivert, kan det slettes. Kommer man over sensitiv informasjon, må man sjekke om det er arkivert før dette slettes.

Digital flyttekasse kommer i oktober
IKT Agder oppretter en personlig «digital flyttekasse» som kan benyttes for å ta med seg dokumenter eller andre filer man også trenger etter overgang til Agder fylkeskommune. Den digitale flyttekassen vil være tilgjengelig for deg innen utgangen av oktober og til utgangen av februar, og vil være det eneste stedet som prosjektet gjør tilgjengelig i overgangsfasen mellom gammel og ny organisasjon. Denne flyttekassen vil ikke ha ubegrenset kapasitet, og det er viktig å være kritisk til hva man tar med seg.

I motsetning til digital informasjon på lagringsområdene vil alle ansatte få med seg, innenfor visse grenser, e-postinnhold fra gammel til ny konto. For å få dette til på en god måte må alle ansatte rydde i e-posten innen 25. oktober da arbeidet begynner med flytting av historisk e-post til ny organisasjon. På samme måte som innhold på lagringsområdene skal arkivverdige e-poster fra dagens organisasjoner arkiveres i Public 360 før de slettes. Store (1-5 MB), svært store (5-25 MB) og enorme (over 25 MB) e-poster skal slettes. Om det er behov for å ta vare på disse, så må de lagres i flyttekassen. Slett også primært gamle e-poster (mer enn seks måneder). 

Test-helg og nedetid 25.-27. oktober
Det er planlagt en større aktivitet denne helgen, som et ledd i migrering av brukerkontoer fra VAF til IKT Agder. 25-27. oktober vil ansatte i VAF måtte regne med nedetid hele helgen. Typisk vil alle Online Microsoft produkter påvirkes, dvs. vil Outlook, Sharepoint, OneDrive, Teams og så videre være utilgjengelig eller ustabilt denne helgen, men også etter helgen vil man merke at det er endringer.

– I tillegg vil man miste profilinnhold på enkelte tjenester, som f.eks. Skype der man vil miste kontaktlister, sier Knut og fortsetter:

– Det vil primært være positive effekter av at vi nå kommer i gang med omlegging. Etter helgen vil begge fylkeskommunene bli tettere knyttet sammen, og man vil for eksempel kunne dele kalender på tvers av fylkeskommunene. I tillegg vil det bli enklere å samhandle mellom fylkeskommunene i Teams, Sharepoint og andre skytjenester.

For tiden gjennomføres det ulike tester for å klargjøre hva som vil være effekten etter overgangen. Dette er det for tidlig å si noe om nå, men frem til helgen 25.-27. oktober vil det gis relevant informasjon om testingen og beskjed dersom du som bruker må gjøre noe spesielt.

Etter migreringen vil alle VAF-ansatte være ordinære brukere av IKT Agders Teams-oppsett, mens de vil bli "gjester" i Teams-oppsettet til VAF. Dette er det motsatte av dagens oppsett. Overgangen vil gjøre det enklere å samhandle i felles Teams.

E-læring kommer
Det vil i løpet av kort tid komme en mer spesifikk veiledning gjennom e-læring (nanolæring) om hvor det skal ryddes og hvordan man rydder, og senere hvor man pakker ut flyttekassen. Her vil det også bli tilgjengeliggjort oversikt over hvilke Sharepointsider som må ryddes.