Elvegata 4 og Fløyheia – statusoppdatering

På allmøtet 20. juni gjennomgikk prosjektleder Steinar Roppen Olsen prosessen for videre forløp for fylkeshuset i Agder og administrasjonsbygget på Fløyheia. I fellesnemnda 24. juni ble saken om fylkeshuset i Agder og administrasjonsbygget på Fløyheia behandlet. Presentasjonen fra allmøtet og sakspapirene til fellesnemndas møte er tilgjengelig her. Oppsummert besluttet fellesnemnda følgende:

1. Det gjennomføres en arkitektkonkurranse for fylkeshuset i Agder basert på Elvegata 4-bygget. Sak med innstilling av vinner av arkitektkonkurranse med tilhørende overordnet prosjekteringsgrunnlag og kostnadsoverslag, er planlagt fremmet i løpet 2019.

2. Dagens undervisningstilbud i Elvegata 4 flyttes, og behovet for lokaler ivaretas i fylkeskommunens arbeid med skolebruksplan for Agder.

3. Dagens fylkeshus i Arendal bli kontorlokasjon for fylkesadministrasjonens ansatte i Arendal. Rom- og funksjonsprogram for bygget fremlegges som egen sak i løpet av 2019.

4. Det gjøres en vurdering av alternative selskaps- og eieformer for begge bygg, og det treffes nødvendige tiltak for å sikre fylkeskommunens interesser.

Sakspapirene fra fellesnemnda 24. juni om nytt fylkeshus i Agder og administrasjonsbygget på Fløyheia kan du lese her.

Allmøtet 20. juni:

Presentasjonen finner du her.

En viktig del av det videre forløpet er flytteprosessen, både på kort og lang sikt. På allmøtet ble følgende prinsipper for flytting presentert:

• Flytte hele avdelinger samtidig

• Beslutningsprosess i lederteamet ift. hvilke avdelinger/enheter som skal ha fysisk nærhet til hverandre i de to byggene

• Alle må være forberedt på å bytte kontor, også de som skal forbli på samme lokasjon

• Store kontorer vil kunne bli delt av flere personer

• Minimale kostnader og ombygning skal brukes på den midlertidige flytteprosessen

• Gjenbruk av utstyr og møbler så langt det lar seg gjøre. Hvilke avdelinger som skal inn i de to kontorlokasjonene fremkommer av innplasseringsplanen og tidligere sak om geografisk plassering.

Flyttingen begynner i starten av januar 2020. Basert på prinsippene og de to kontorlokasjonene planlegges flyttingen ut fra følgende overordnede flytteplan:

(Saken fortsetter under bildet)

Oversikt over rekkefølge på flytting pr avdeling

- Detaljerte planer om hvem som skal sitte hvor samt når hvilke avdelinger flytter kommer vi tilbake til på høsten, forklarer Steinar. Vi er også avhengig av utflyttingsdato for fylkesmannen på Fløyheia for når rehabiliteringen kan starte. Under rehabiliteringen av administrasjonsbygget vil det kunne oppstå behov for mellomløsninger i Arendal.

- Vi vil komme tilbake til ressursene til SVV og bruk av eksisterende lokaler hos dem, når innplasseringen er ferdig og det er orientert om beslutningen i SVV.

- Flytteplanene inngår i prosjektet kontorbehov. Prosjektet består av tre delprosjekter; TG65 i Kristiansand, administrasjonsbygget på Fløyheia i Arendal og fylkeshuset i Agder i Kristiansand. Flytteplanen går på tvers av delprosjektene, avslutter Steinar Roppen Olsen.

Organisering av prosjektet:

· Prosjekteier er Kai Valthyr-Hansen, og i styringsgruppen deltar Lise Solgaard, Siw-Lene Dyvold, Ronny Tellefsdal Sunde og Torleif Momrak.

· Steinar R. Olsen er prosjektleder og delprosjektleder for fylkeshus i Agder

· Knut Værland er delprosjektleder for administrasjonsbygget på Fløyheia

· Arne Karlsen er delprosjektleder for TG65.

De overordnede flytteplanene behandles også i FHSU.