Agder fylkeskommunes kontorbehov

-Nå ser vi på den nye fylkeskommunens kontorplassbehov både i Kristiansand og Arendal. Det er en kabal som skal legges der vi både skal gi gode forhold underveis og planlegger for et nytt Fylkeshus. Dessuten vil vi at dette arbeidet i praksis skal vise at fylkeskommunen tenker klima- og miljøvennlig og legger til rette for god kvalitet og sambruk for våre ansatte og publikum, sier prosjektleder Steinar Roppen Olsen, som er tydelig på at dette er et viktig prosjekt for Agder fylkeskommune.

Viktig avklaring

Vedtaket i fellesnemnda om geografisk plassering var en viktig forutsetning for å ferdigstille rom- og funksjonsprogrammet og gav mulighet til å dimensjonere Fylkeshuset i Agder. Vedtaket i fellesnemnda gav også nødvendige avklaringer for å starte prosesser for å sikre vårt kontorbehov i Arendal og midlertidig i Kristiansand frem til Fylkeshuset i Agder er innflytningsklart.

Det er nå etablert et prosjekt som skal dekke dette behovet på en god måte, på kort og lang sikt. Det er nødvendig å samkjøre arbeidet, da det involverer flere kontorlokasjoner med gjensidige avhengigheter. Prosjektets organisering fremkommer nedenfor.

Styringsgruppen vil bemannes av deltagere fra Økonomi og styring, Innovasjon og organisasjonsutvikling, IKT Agder og ansattrepresentant. Gruppen vil ledes av Samferdsel og eiendom.

Det jobbes parallelt med tre lokasjoner

Delprosjekt Tordenskjoldsgate 65 (TG65): TG65 vil være en midlertidig løsning i en overgangsfase frem til innflytning i de permanente kontorfasilitetene i Fylkeshuset i Agder. Her vil det bli minimalt med investeringer. Det planlegges å tilgjengeliggjøre dedikerte områder som minimum lederteamet i første omgang kan benytte, allerede fra tredje kvartal 2019.

Informasjon om flytteprosessen vil komme på et senere tidspunkt når flytteplanene foreligger.

Delprosjekt Fylkeshuset i Agder: Delprosjektet vil følge opp rom- og funksjonsprogrammet og den videre prosessen for Fylkeshuset i Agder. En viktig milepæl er beslutning knyttet til å eie eller leie, før man går i dialog med markedet.  

Delprosjekt Administrasjonsbygget Fløyheia: I henhold til vedtaket i fellesnemnda om geografisk plassering skal minimum 129 fylkeskommune arbeidsplasser være i Arendal (85 + 44).

Det vil bli gjennomført en rom- og funksjonsprogramprosess for Fløyheia med relevante brukere, basert på underlaget og prosessen fra Fylkeshuset i Agder. Videre vil det bli trukket veksler på arbeidet fra Fylkeshuset i Agder og tilbudsunderlaget til Statsbygg fra tidligere konkurranse. Basert på dimensjoneringen og valgt rehabiliteringsalternativ vil man vurdere utleiemuligheter.

Følgende kriterier legges til grunn for begge de permanente kontorfasilitetene:

  • Funksjonelt egnede løsninger
  • Klima- og miljøvennlige løsninger
  • Kostnadseffektive løsninger
  • Fordelaktig med sambruk og flerbruk
  • Kvalitet og effektivitet i drift av lokasjonene

Det overordnede prosjektet vil ha ansvaret for å koordinere og planlegge flytteprosessen. De vil raskt komme med en anbefaling på rekkefølge og tidspunkt for å sikre god drift og avvikling av dagens to fylkeskommuner og oppstart av Agder fylkeskommune.

Løpende info kommer

Det er fortsatt mange løse tråder og avhengigheter som må sys sammen i en helhetlig plan. Mer informasjon om kontorløsningene og flytteplanene vil dekkes i kommende nyhetsbrev og allmøter, forklarer Steinar Roppen Olsen, som avslutter med å si at prosessen med å utarbeide rom- og funksjonsprogrammet for Fylkeshuset i Agder er i rute. Siste møte i rom- og funksjonskomiteen er planlagt 13.mars 2019, og rom- og funksjonsprogrammet er planlagt ferdigstilt i henhold til plan innen 1.4.2019.

Kontorbehovet og fremdriften med rom- og funksjonsbehovet for Fylkeshuset i Agder orienteres om i fellesnemnda 6. mars. PSU fikk en utvidet orientering i deres møte PSU 27. februar.