Saker til fellesnemnda 29.01.18

For å sikre rasjonell drift og bevare kompetansen i forbindelse med sammenslåingen av fylkeskommunene legger prosjektleder frem en ny sak med reviderte virkemidler for ansatte. Når det gjelder lokalisering av statlige virksomheter i regionen, antyder det samlede bildet at antallet arbeidsplasser i Arendal/Aust-Agder blir lavere enn forutsatt i utredningen «En ny region Agder?». Prosjektleder anbefaler at det legges frem ny sak høsten 2018 når fordelingen av statlige arbeidsplasser i landsdelen er mer avklart. Videre anbefaler prosjektlederen at fellesnemnda slutter seg til planen for videre arbeid med ny fagskole i Grimstad slik den fremgår av sak til fylkestinget i Aust-Agder. Det anbefales at skolen bygges innenfor en bruttoramme på 6 500 m2 BTA. Brutto investeringsramme for ny samlokalisert fagskole anslås til 290 mill. kroner. Videre anbefaler prosjektleder at arbeidet med å etablere nytt fylkeshus i Kristiansand igangsettes. Et enstemmig ansettelsesutvalg anbefaler at Tine Sundtoft ansettes som prosjektleder/fylkesrådmann i Agder fylkeskommune.

Møtedato 29.01.18 (merk fremskyndet tidspunkt):

  • Møte i partssammensatt utvalg (PSU), kl. 09.00

  • Møte i fellesnemnda, kl. 13.30

Sted: Fylkeshuset i Arendal, fylkestingssalen

Saksliste med dokumenter er tilgjengelig på fellesnemndas møtekalender her.

Fellesnemnda, som består av 11 medlemmer fra Aust-Agder fylkeskommune og 11 medlemmer fra Vest-Agder fylkeskommune, skal samordne og forberede sammenslåingen av fylkeskommunene. Til fellesnemndas møte 29. januar legges følgende saker frem:

 

REVIDERT SAK: VIRKEMIDLER FOR ANSATTE 

For å sikre rasjonell drift og bevare kompetansen i forbindelse med sammenslåingen av fylkeskommunene legger prosjektleder frem en ny sak med reviderte virkemidler for fellesnemnda. Sammenlignet med de aktuelle særavtalene i staten foreslås det en revidert løsning med færre virkemidler, men med lengre varighet.

Fellesnemnda vedtok i sitt møte 27. november 2017 å sende saken om virkemidler tilbake til prosjektleder for ytterligere bearbeiding, hensyntatt innspillene i møtet.

Prosjektlederen foreslår å redusere ulempekompensasjonen med 10 000 kroner årlig for hvert trinn sammenlignet med det opprinnelige forslaget som fellesnemnda behandlet 27. november 2017. I tillegg foreslås det å redusere kompensasjonens varighet. Videre foreslås det å tildele ulempekompensasjonen som et nominelt beløp, og at kompensasjonen bortfaller etter tre år ved flytting. Kompensasjonen er ikke pensjonsgivende og skattlegges på vanlig måte. Det legges til rette for fleksible arbeidsformer, men ikke nødvendigvis med utgangspunkt i alternative kontorfellesskap.

Prosjektlederen anslår at kostnadene ved den foreslåtte ulempekompensasjonen vil være maksimalt 4,8 mill. kroner i 2020 og under 2,2 mill. kroner i 2030.

Sammenlignet med de aktuelle særavtalene i staten foreslår prosjektlederen en revidert løsning med færre virkemidler enn i staten, men med lengre varighet. Dette henger sammen med:

  • Det overordnede målet med den nye fylkeskommunen er å understøtte regionplanens hovedmål om å utvikle en sterk og samlet landsdel som er attraktiv for bosetting og næringsutvikling både i kystsonen og i de indre distriktene. For å nå denne målsettingen er det nødvendig å beholde kompetanse og kjennskap knyttet til hele regionen.

  • Prosjektlederen er kjent med at både Fylkesmannen og Sparebanken Sør har mistet medarbeidere i forbindelse med endring av arbeidssted. En noe lengre varighet vil etter prosjektlederens vurdering være økonomisk fordelaktig for den nye fylkeskommunen sammenlignet med å risikere en nedbygging av kompetansen i overgangsperioden.

  • Den nye fylkeskommunen får en særskilt utfordring knyttet til at tidspunktet for sammenslåingen faller sammen med tidspunktet for samlokaliseringen. Dermed øker behovet for virkemidler for å bevare kompetansen i overgangsperioden.

  • I perioden mellom sammenslåingen og samlokaliseringen av fylkesmannsembetet regnes pendling mellom lokalitetene i Arendal og Kristiansand som reising i arbeidstid med vanlig reisegodtgjørelse mv. Dette må tas i betraktning når man vurderer balansen mellom ordningene i fylkeskommunen og Fylkesmannen med hensyn til varighet mv. Staten opererer i tillegg med bredere ordninger i de årene ordningene gjelder for.

  • Det kan være høye kostnader knyttet til å erstatte kompetansen som etterspørres. I tillegg til kostnadene ved ansettelsene i seg selv må det tas hensyn til for eksempel tap av effektivitet ved opplæring mv. Disse kostnadene er vanskelige å tallfeste, men kan være betydelige.

  • Av hensyn til administreringen av ordningen vurderer prosjektlederen det som mer hensiktsmessig at virkemidlene har lengre varighet enn at det innføres komplekse ordninger etter statlig modell knyttet til kostgodtgjørelse, merutgifter til husleie, boliglån, flyttetilskudd, dekning av reiseutgifter eller støtte til barnehage og SFO.

Prosjektlederen anbefaler i forslaget til vedtak at fellesnemnda gir sin tilslutning til virkemidlene for ansatte og gir prosjektleder fullmakt til å fastsette endelig regelverk for virkemidlene innenfor de rammene som beskrives i saken.

 

STATUS: LOKALISERING AV STATLIGE VIRKSOMHETER I REGIONEN 

Det samlede bildet antyder at antallet arbeidsplasser i Arendal/Aust-Agder blir lavere enn forutsatt i utredningen «En ny region Agder?». Prosjektleder anbefaler at fellesnemnda tar saken til orientering og ber prosjektleder legge frem ny sak høsten 2018 når fordelingen av statlige arbeidsplasser i landsdelen er mer avklart.

Fylkestingenes vedtak om å søke Stortinget om sammenslåing av fylkeskommunene var basert på forhandlingsutvalgets anbefaling om å bygge opp Arendal som hovedsete for regional stat, mens det regionale folkevalgte nivået legges til Kristiansand. I tillegg til fordelingen av fylkeskommunenes egne ansatte ble det spesielt tatt utgangspunkt i statlige arbeidsplasser ved Fylkesmannen, NAV og vegvesenet.

Flertallets anbefaling inneholdt en bestemmelse om oppfølgingen av intensjonene knyttet til lokalisering av statlige virksomheter. En avklaring var forventet innen 1.1.2018. Med bakgrunn i dette har administrasjonen innhentet opplysninger om status med hensyn til lokalisering ved inngangen til 2018.

Etter prosjektlederens vurdering kan status per januar 2018 oppsummeres slik:

- Fylkesmannen samlokaliseres i Arendal i tråd med fylkestingenes intensjon. I tillegg skal Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA) etableres i Arendal. Det samlede antallet arbeidsplasser ved Fylkesmannen og FMFA kan likevel bli noe redusert sammenlignet med øyeblikksbildet høsten 2016 med 223 ansatte som det ble referert til i utredningen «En ny region Agder?». Per 1.1.2018 har Fylkesmannen 202 ansatte fordelt på 194 årsverk. Særlig FMFA kan imidlertid øke på sikt.

- Arbeidet med regionalisering av NAV i Agder starter opp våren 2018, og ressursbildet i NAV er dermed uavklart. Det er imidlertid foreslått en dreining i ressursfordelingen mellom fylkesnivå og NAV-kontor, ved at det skal frigjøres/omfordeles ressurser fra regionnivået i NAV til NAV-kontorene. Dette kan igjen få betydning for antallet årsverk på regionnivået. Etter prosjektlederens vurdering må en slik omlegging tas hensyn til i oppfølgingen av forhandlingsutvalgets innstilling.

Den sammenslåtte vegavdelingen vil videreføre desentralisert struktur som i dag frem til 2020. Oppfølgingen av Stortingets vedtak om overføring av vegadministrasjon til fylkeskommunene vil først være klar høsten 2018. Da vil omfang og lokalisering kunne bli fastsatt.

Det er tatt flere viktige beslutninger som vil bidra til å balansere sysselsettings- og kompetansesituasjonen i den nye regionen. Dette er i tråd med intensjonen i fylkestingenes vedtak om å søke Stortinget om sammenslåing. I denne sammenheng viser prosjektlederen særlig til regjeringens beslutning om å samlokalisere Fylkesmannen i Arendal, valget av Arendal som regionkontor i NAV og etableringen av FMFA i Arendal.

Samtidig er det flere vesentlige spørsmål som gjenstår å avklare. Det samlede bildet antyder imidlertid at antallet arbeidsplasser i Arendal/Aust-Agder blir lavere enn forutsatt i utredningen.

Prosjektlederen kan vanskelig se for seg at en eventuell «kompensasjon» for de aktuelle arbeidsplassene kan gjennomføres på annen måte enn ved en deling av administrasjonen i den nye fylkeskommunen. Ettersom man i utredningen la til grunn en bred definisjon av sentraladministrasjonen kan dette la seg gjennomføre uten å bryte med fylkestingenes intensjon om å velge en lokaliseringsløsning som bl.a. bidrar til en effektiv drift og oppgaveløsning, utnytter eksisterende bygningsmasse, bidrar til å bygge en felles organisasjonskultur og er hensiktsmessig med hensyn til reiseavstander, transportvolum, klima og miljø. Konkret kan oppgaver knyttet til strategi og styring samlokaliseres i Kristiansand, mens andre oppgaver kan samlokaliseres i Arendal eller Kristiansand eller deles mellom to lokaliteter.

  

FUNKSJONS- OG ROMPROGRAM OG TOMT FOR NY SAMLOKALISERT FAGSKOLE I GRIMSTAD

Prosjektlederen anbefaler at fellesnemnda slutter seg til planen for videre arbeid med ny fagskole i Grimstad slik den fremgår av sak til fylkestinget i Aust-Agder.

I saken "Funksjons- og romprogram og tomt for ny samlokalisert fagskole i Grimstad", som skal behandles av fylkestinget i Aust-Agder 13. februar 2018, anbefales det at skolen bygges innenfor en bruttoramme på 6 500 m2 BTA. Dette arealet dekker det samlede undervisningstilbudet for begge fagskolene. Programmeringen har tatt utgangspunkt i et studenttall på rundt 550 og 50 ansatte og at bygget skal kunne utvides på en enkel måte ved et eventuelt framtidig behov.

Brutto investeringsramme for ny samlokalisert fagskole anslås til 290 mill. kroner. I dette beløpet ligger tomte- og byggekostnader, utgifter til undervisningsutstyr og kunstnerisk utsmykking. Investeringsrammen innarbeides i kommende økonomiplaner.

Det anbefales også at forprosjektet fremlegges fylkestinget i Aust-Agder som egen sak etter ferdigstillelse. Videre anbefales det at fylkestinget i Aust-Agder går inn for at ny samlokalisert fagskole i Grimstad lokaliseres i tilknytning til områdealternativ 3, og ber fylkesrådmannen gå videre med forhandlinger med eiere av tomter i dette området.

  

GJENNOMFØRING AV KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET I 2019 OG STORTINGSVALGET I 2021 - HØRING 

Prosjektlederen foreslår at fellesnemnda stiller seg bak de foreslåtte endringer i valglov og valgforskrift. Det blir fremmet sak med tilsvarende innstilling til fylkesutvalgene i Aust-Agder og Vest-Agder.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har sendt ut forslag til endringer i valgloven og valgforskriften og fastsettelse av to nye forskrifter om gjennomføring av valg på høring.

Prosjektlederens vurdering er at de foreslåtte endringene er nødvendig for å sørge for at valggjennomføringen i 2019 og 2021 blir gjennomført på en betryggende og korrekt måte.

Prosjektlederen støtter departementets vurdering av at stortingsvalget i 2021 gjennomføres med dagens valgordning med 19 valgdistrikt. Dette vil sikre at Agder får 2 utjevningsmandater ved stortingsvalget i 2021.

Departementet tror ikke gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2019 vil medføre økte kostnader. Valgdirektoratet vil i opplæringen av fylkeskommunene i forkant av valget sørge for at de er godt forberedt på å administrere mer enn ett valgdistrikt.

  

NYTT FYLKESHUS: VIDERE PROSESS 

Prosjektleder anbefaler at arbeidet med å etablere nytt fylkeshus i Kristiansand igangsettes.

Det anbefales videre at prosjektleder gis fullmakt til å engasjere intern eller ekstern prosjektleder til å koordinere arbeidet med rom- og funksjonsprogram og offentlig anbudsprosess.

Prosjektleder foreslår også at utleiere av bygg og tomteeiere inviteres til en dialogkonferanse for å vurdere markedet for egnede bygg eller tomter, og for å gi grunnlag for å utforme konkurransegrunnlaget best mulig. Aktuelle bygg/tomtealternativ må være innenfor nærmere angitte soner for sentrum og kollektivakse.

Videre anbefales det at fellesnemnda skal godkjenne rom- og funksjonsprogram og konkurransegrunnlaget. Det legges opp til konkurranse med forhandling med evalueringskriterier/vekting av ulike hensyn for utforming og lokalisering. Konkurransegrunnlaget skal åpne for både leiekontrakt og at fylkeskommunen står som eier av fylkeshuset.

For å få til en god og effektiv drift av den nye fylkeskommunen er det ønskelig at et nytt fremtidsrettet fylkeshus er etablert så raskt som mulig etter sammenslåingen. Erfaring fra tilsvarende store byggeprosjekter tilsier en minimumsperiode på 3-4 år og kanskje opp mot 6-7 år.

  

OPPRETTELSE AV NYE STILLINGER 

I forbindelse med gjennomføringen av det administrative sammenslåingsprosjektet foreslår prosjektlederen å opprette to faste stillinger – en stilling som prosjektkoordinator og en stilling som rådgiver knyttet til inntak.

Fellesnemnda har gitt prosjektlederen fullmakt til å etablere prosjektorganisasjonen og til å sørge for administrativ gjennomføring av sammenslåingsprosjektet. Med bakgrunn i dette har prosjektlederen oppnevnt en styringsgruppe og en rekke arbeidsgrupper som skal bidra til å sette den nye fylkeskommunen i stand til å utføre sine oppgaver fra 1.1.2020 innenfor sine respektive områder.

På dette tidspunktet er det behov for å opprette en stilling i 100 % knyttet til arbeid med prosjektkoordinering mv. Vedkommende skal bl.a. koordinere prosjektet og bidra til nødvendig fremdrift og avklaringer internt i prosjektorganisasjonen, bidra til å sikre god informasjonsflyt internt i prosjektorganisasjonen og mellom prosjektorganisasjonen og fylkeskommunenes ordinære administrative strukturer og bistå prosjektorganisasjonen i bruk av prosjektmetodikk og prosjektverktøy.

Videre er det behov for å opprette en stilling i 100 % for å sikre alle elementer tilknyttet elevinntak i overgangen til den nye fylkeskommunen, herunder nødvendig teknisk bistand og samarbeid med Utdanningsdirektoratet, Vigo, dataleverandøren IST og andre aktører og databaser, inntaksreglement, dimensjonering, teknisk og systemmessige tilpasninger mv.

  

ANSETTELSE AV PROSJEKTLEDER/FYLKESRÅDMANN

Et enstemmig ansettelsesutvalg anbefaler at Tine Sundtoft ansettes som prosjektleder/fylkesrådmann. Det foreslås at Tine Sundtoft tiltrer som prosjektleder etter nærmere avtale, og tiltrer som fylkesrådmann i Agder fylkeskommune fra 01. januar 2020. 

Les mer her.

 

Andre saker til behandling:

1/18  Godkjenning av protokoll fra møte 27.11.2017 

2/18  Administrativ oppdatering 

9/18  Frikjøp for arbeidstakerorganisasjonene 

10/18  Valg av arbeidsutvalg 

11/18  Revidert møteplan: Forslag til møtesteder og tidsrammer 

13/18  Eventuelt 

 

For spørsmål eller kommentarer, kontakt gjerne:

Arild Eielsen, midlertidig prosjektleder, mobil 906 43 823 / arild.eielsen@austagderfk.no