Nytt fylkeshus – status nov 2018

Brukermedvirkning er viktig for å sikre en god prosess og et godt sluttresultat når vi arbeider med planer for nytt fylkeshus og de fysiske arbeidsplassene. Derfor er nå syv brukergrupper etablert forklarer Steinar Roppen Olsen som er prosjektleder for tidligfasearbeidet med nytt fylkeshus på Agder.

Oppretter brukergrupper
- Vi har engasjert Norconsult til å hjelpe oss med å fasilitere arbeidet med å beskrive rom og funksjoner i nytt fylkeshus. Fortsatt er det mye som gjenstår. Økonomisk ramme er ikke fastsatt og tomt er ikke valgt. Det er ikke bestemt om det skal bygges nytt eller om man skal bygge om en eksisterende bygning. Det er heller ikke bestemt om vi skal eie eller leie, og fremdriften er heller ikke endelig lagt. Selv om det er tidlig i prosessen, har vi etablert brukergrupper. De skal ivareta føringene fra våre førende prinsipper og administrative organisering. Det skal utarbeides et rom- og funksjonsprogram og her er involvering av ansatte svært viktig. Brukergruppene skal komme med innspill til rom- og funksjonskomiteen, sier Steinar.

Utfordring
- Utfordringer er å vite hvordan vi kommer til å jobbe sammen om ikke bare 5 år, men om 10 eller 15 år. Hvis vi gjør øvelsen tilbake i tid, hvordan jobbet vi i 2003? Da hadde vi ikke smarttelefon, Skype, Facebook eller elektroniske skjema for å nevne noe. Så hvordan planlegger vi for fremtiden? Da må vi se på de førende prinsippene for Agder fylkeskommune og prøve å oversette disse til vår fremtidige arbeidsmetodikk og organisering, sier Steinar.

Suksesskriterier for prosess
- Heldigvis vet vi en del om hva som skal til for å få  en god prosess og et godt resultat, forklarer Steinar, og nevner:

  • Det må settes av tilstrekkelig tid til prosessen
  • Ledelsen gir retning for arbeidet
  • Deltagerne er engasjert i prosessen
  • Deltagerne har eierskap til aktuelt saksområde
  • Brukergruppene representerer hele virksomheten
  • Formelle sider etter AML er ivaretatt
  • Problemstillinger avklares fortløpende
  • Alle ansatte får utfyllende informasjon underveis
  • Det etableres klare grensesnitt mot andre prosesser

Rom og funksjonskomiteen (RFK)

RFK har fått i mandat å sørge for at det utarbeides et rom- og funksjonsprogram. Dette innebærer følgende oppgaver:

  • Innstille overfor prosjekteier på anbefalt løsning for det nye fylkeshuset, nedfelt i eget dokument
  • «Rom- og funksjonsprogram» (RFP). Innstilling kan være enstemmig, eller med dissens
  • Foreta avklaringer av prinsipielle spørsmål mht. utforming av det nye fylkeshuset
  • Avklare eventuelle motsetninger mellom innspill fra ulike brukergrupper
  • Gi melding til prosjekteier dersom ansattes medvirkning etter Arbeidsmiljøloven ikke oppfattes som tilfredsstillende
  • Være diskusjonsforum for saker av overordnet karakter som deltagere i medvirkningsprosessen ønsker å ta opp
  • Være brukergruppe for overordnede fellesfunksjoner
  • RFK innstiller endelig rom- og funksjonsprogram til politisk behandling. Selve den politiske saken utarbeides i regi av prosjektstyret.

Hvordan kan jeg som ansatt påvirke innholdet i det nye fylkeshuset?

Har du innspill eller synspunkter på hvilke løsninger eller funksjoner nytt fylkeshus på Agder skal inneholde, oppfordres det til å snakke med brukerkoordinatorene, leder, ansattrepresentant i rom- og funksjonskomiteen eller direkte med medlemmer i brukergruppene.

- Vi setter pris på alle innspill, sier Steinar Roppen Olsen.  


Ansatte i rom- og funksjonskomiteen:

Medlem av komiteen:

Anita Henriksen (leder), Gro Hege Hansen, Kirsten Borge, Lars Holmer-Hoven, Maria Hevzy, Reidar Kyllesdal, Inge Hurv

Ansattrepresentant:

Jan Otto Hansen, Randi Gunsteinsen, Inger Johanne Engmark (vara),Torleiv Momrak, (vara)

Brukerkontakter:

Arne Karlsen, Bent Sørensen,

Verneombud:

Solveig Heljesen, Tor Aurebekk,

Prosjektstyret/PL:

Roald Torkelsen, Kai Valthyr-Hansen og Steinar Roppen Olsen

Brukerkoordinatorer
Det er oppnevnt to brukerkoordinatorer, en fra hver fylkeskommune, som skal følge prosessen. Brukerkoordinatorene vil delta i brukermøtene, følge opp og koordinere de interne prosessene i fylkeskommunene og informere mellom brukermøtene. Koordinatorene skal være støttespillere for brukergruppene og fasilitere deres arbeid. Brukerkoordinatorer er Arne Karlsen (VAF) og Bent Sørensen (AAF).

Brukergrupper
Brukergruppene er satt opp etter egne fokusområder basert på føringer for hvordan den nye fylkeskommunen skal arbeide, med henblikk på arbeidsprosesser, fellesfunksjoner, samt driftsrelaterte funksjoner.

Brukergruppenes mandat er:

  • Skaffe seg innsikt i, og oversikt over fokusområdet
  • Komme med informasjon og innspill til fokusområdet
  • Være diskusjonspart i programmeringsarbeidet
  • Ivareta kontakt og informasjon innad blant brukerne innenfor fokusområdet
  • Representere alle ansatte innenfor fokusområdet i programmeringsprosessen

Den enkelte brukergruppen består av fire til seks personer.

Det er etablert følgende brukergrupper:

Arbeidsplassgruppe 1 – Brukere som vil ha mye samhandling, internt og eksternt:
Manuel Birnbrich, Kenneth Andresen, Wenche Fresvik, Helle I. Mellingen

Arbeidsplassgruppe 2 – Brukere som har mindre eller varierende grad av samhandling:
Inger Johanne Danielsen, Dag Ole Teigen, Jan Henrik Danielsen, Anne Lindseth, Børje Michaelsen.

Fellesarealgruppe 1 – Klima og miljø:
Hans Fløystad, Oddvar Nesland, Christian Danielsen

Fellesarealgruppe 2 – Sikkerhet og beredskap:
Bjørn Kristiansen, Arne Karlsen, Harald Kimestad

Fellesarealgruppe 3 – Nye arbeidsformer og teknologi:
Martin Zeiffert, Philip Kaspersen, Danilella Murtic, Wanja Richardsen, Siw Lene Dyvold, Knut Lindland, IKT Agder.

Gruppen "Fellesfunksjoner" ivaretas av rom og funksjonskomiteen. "Drift og renhold" er ikke oppnevnt ennå.