Saker til fellesnemnda 27.11.17

Til møte i fellesnemnda 27.november legger midlertidig prosjektleder frem melding om omvalg til fellesnemnda, sak om valg av ny nestleder, budsjettforslag for fellesnemndas virksomhet for 2017 og 2018 og foreløpig budsjett for 2019, sak om politisk modell i den nye fylkeskommunen, forslag til prosess for valg av nytt fylkesvåpen og saker om virkemidler for ansatte og godtgjøringssatser for fellesnemnda.

Møte: 27.11.17, kl. 15.00: Møte i partssammensatt utvalg (PSU)

27.11.17, kl. 16.00: Møte i fellesnemnda

Sted: Hotel Norge i Kristiansand

Saksliste med dokumenter er tilgjengelig på fellesnemndas møtekalender her. Det vil også bli ettersendt en sak om «Videre arbeid med samlokalisering av fagskolen».

Fellesnemnda, som består av 11 medlemmer fra Aust-Agder fylkeskommune og 11 medlemmer fra Vest-Agder fylkeskommune, skal samordne og forberede sammenslåingen av fylkeskommunene. Til fellesnemndas møte 27. november legger midlertidig prosjektleder Arild Eielsen frem følgende saker:

 

MELDING OM OMVALG TIL FELLESNEMNDA

Prosjektlederen anbefaler at fellesnemnda tar meldingen til orientering.

Vest-Agder fylkesting har foretatt omvalg til fellesnemnda.

Les saken her.

 

VALG AV NY NESTLEDER

Når fellesnemndas nestleder har trådt ut av sitt verv, må det foretas nyvalg.

I sak 1/2017 valgte fellesnemnda Terje Damman som leder og Tellef Inge Mørland som nestleder. I sak 63/2017 vedtok Aust-Agder fylkesting å frita Tellef Inge Mørland fra fylkeskommunale verv fra og med 25. oktober 2017. Fylkestinget valgte Dag Eide som nytt medlem i fellesnemnda.

I henhold til inndelingsloven § 26 skal fellesnemnda selv velge leder og nestleder. Når fellesnemndas nestleder har trådt endelig ut av sitt verv må det dermed foretas nyvalg.

Les saken her.

 

PROSJEKTBUDSJETT FOR FELLESNEMNDA OG FELLESKOSTNADER VED FYLKESSAMMENSLÅING

Prosjektleder anbefaler at fellesnemnda godkjenner budsjettforslaget for fellesnemndas virksomhet for 2017 og 2018 og foreløpig budsjett for 2019.

Videre anbefaler prosjektleder at hver enkelt fylkeskommune dekker sine kostnader knyttet til fylkessammenslåingen, mens felleskostnader dekkes av fellesnemnda.

Bakgrunnen er at Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har utbetalt 30 mill. kroner til dekning av engangskostnader i forbindelse med sammenslåingen av Aust-Agder og Vest-Agder fylkeskommuner. Midlene er etter avtale utbetalt til Vest-Agder fylkeskommune. Fellesnemnda skal vedta et budsjett for bruk av disse midlene. Prosjektleder legger i denne saken frem et foreløpig prosjektbudsjett, som omfatter fellesnemnda og felleskostnader ved fylkessammenslåing. Den økonomiske rammen til fellesnemnda foreslås satt lik tildelte tilskudd til engangskostnader på 30 mill. kroner.

Fellesnemnda skal også bestemme hvor prosjektregnskapet skal føres. Prosjektleder forslår at prosjektregnskapet føres av Vest-Agder fylkeskommune. Begge fylkestingene vedtok 21.6. at revisor for fellesnemndas virksomhet er revisor for den fylkeskommune der prosjektregnskapet føres. Med bakgrunn i dette vedtaket vil revisor for fellesnemnda bli Agder Kommunerevisjon IKS.

Les saken her.

 

POLITISK MODELL I DEN NYE FYLKESKOMMUNEN

I møte i politisk arbeidsgruppe 23.10.2017 ble prosjektlederen bedt om å fremme egen sak med forslag om å avklare spørsmålet om valg av hovedutvalgsmodell eller komitemodell.

Hovedutvalgsmodellen kjennetegnes bl.a. ved at hovedutvalgene i noen saker kan gis beslutningsmyndighet, mens hovedutvalgene i andre saker innstiller overfor fylkesutvalg og fylkesting. I komitemodellen er komiteene saksforberedende organer som avgir innstillinger, men som ikke har avgjørelsesmyndighet, med unntak av eventuell myndighet til for eksempel å arrangere høringer og til selv å initiere saker.

Både hovedutvalgsmodellen og komitemodellen vil kunne tjene den nye fylkeskommunen på en hensiktsmessig måte.

Etter prosjektlederens vurdering har det vesentlig betydning å skape klare politiske ansvarsforhold og et tydelig skille mellom politikk og administrasjon. De folkevalgtes muligheter til å utøve strategisk og helhetlig styring har dessuten betydning for hvorvidt rollen oppleves som meningsfylt for de folkevalgte selv. Isolert kan dette tale i favør av komitemodellen. Komitemodellen sikrer i tillegg at beslutningene fattes av fylkestingets medlemmer.

Samtidig kan disse forholdene ivaretas på en tilfredsstillende måte også innenfor rammene av hovedutvalgsmodellen. Hovedutvalgsmodellen legger dessuten til rette for at utvalgene kan gis avgjørelsesmyndighet, og at politikerne får god kjennskap til sine respektive saksområder.

Saken ble behandlet i politisk arbeidsgruppe 13.11.2017 som anbefaler at den nye fylkeskommunen styres etter hovedutvalgsmodellen.

Les saken her.

 

NYTT FYLKESVÅPEN

Prosjektlederen anbefaler at fellesnemnda slutter seg til forslaget til prosess for valg av nytt fylkesvåpen.

Prosessen som skisseres er forankret i politisk arbeidsgruppe, som har fått mandat til å utrede alternativer og foreslå løsninger for fellesnemnda bl.a. med hensyn til valg av nytt fylkesvåpen.

Prosjektlederen anbefaler i saken at det inviteres til en begrenset anbudskonkurranse hvor et mindre antall byråer inviteres til å foreslå et fylkesvåpen for den nye fylkeskommunen i tråd med heraldiske prinsipper og regler. I en eventuell invitasjon til en begrenset anbudskonkurranse er det naturlig å beskrive bl.a.:

• Agders geografi, historie og særtrekk.

• Fylkeskommunens egenart som en politisk styrt organisasjon.

• Samfunnsoppdraget: Å gi et fremtidsrettet tjenestetilbud til innbyggerne og å sikre en helhetlig regional utvikling i samhandling med ulike aktører.

• Målsettingene for den nye fylkeskommunene slik disse er beskrevet i forhandlingsutvalgets innstilling som fylkestingene gav tilslutning til.

Politisk arbeidsgruppe oppnevner en jury som får i oppdrag å utpeke tre vinnerkandidater som legges frem for fellesnemnda til beslutning 4. juni 2018.

Les saken her.

 

VIRKEMIDLER FOR ANSATTE

Prosjektleder anbefaler at fellesnemnda gir tilslutning til virkemidlene for ansatte, slik de er beskrevet i denne saken. Det foreslås videre at fellesnemnda gir prosjektleder fullmakt til å fastsette endelig regelverk for virkemidlene, innenfor de formålene og den økonomiske rammen som beskrives i saken.

Den nye fylkeskommunen må bli en attraktiv arbeidsgiver som ønsker å rekruttere, utvikle og beholde kompetente og motiverte medarbeidere. Etter prosjektlederens vurdering er det avgjørende for den nye fylkeskommunen å videreføre kompetansen i dagens fylkeskommuner inn i den nye organisasjonen. De økonomiske kostnadene må sees i sammenheng med behovet for å sikre rasjonell drift og kontinuitet og å skape et positivt klima for endring og omstilling.

Prosjektlederen foreslår at de aktuelle virkemidlene skal gjelde for ansatte som får reiselengden økt med over 20 kilometer hver veg, og som ble fast ansatt i fylkeskommunene før 21. juni 2017. Etter en samlet vurdering foreslår prosjektlederen tre virkemidler for å ivareta kompetansen i organisasjonene:

• Fleksible arbeidsformer med mulighet for kontorfellesskap i Arendal eller Kristiansand og/eller hjemmekontor noen dager i uken.

• Overgangsordning hvor økt reiseveg regnes som arbeidstid inntil 1 time daglig avhengig av bosted.

• Økning i fastlønn som delvis kompensasjon for økte reisekostnader.

Prosjektlederen anslår at de økonomiske kostnadene ved den foreslåtte økningen i fastlønnen vil være om lag 7,2 mill. kroner for den nye fylkeskommunen i 2020. Dersom det legges til grunn en historisk naturlig avgang på 7,5 prosent i årene fremover, vil kostnadene reduseres til under 5 mill. kroner i 2025 og til 3,4 mill. kroner i 2030. Etter prosjektlederens vurdering er det med bakgrunn i økt reisetid og økte reisekostnader for den enkelte realistisk å forvente høyere naturlig avgang enn 7,5 prosent i årene som kommer. Dermed vil kostnadene også bli tilsvarende lavere.

De foreslåtte løsningene vil være økonomisk fordelaktige for den nye fylkeskommunen sammenlignet med å gå videre uten virkemidler og dermed risikere en nedbygging av kompetansen og driftsproblemer i en overgangsperiode, for deretter å investere i å gjenoppbygge kompetansen tilsvarende.

Les saken her.

 

FASTSETTING AV GODTGJØRINGSSATSER FOR FELLESNEMNDA OG UNDERUTVALG

Prosjektlederens vurdering er at arbeidet i fellesnemnda er et tidsavgrenset arbeid som skal godtgjøres på en rimelig måte ut fra den belastning som verver antas å få.

Arbeidet i fellesnemnda, PSU, politisk arbeidsgruppe, ansettelsesutvalget og eventuelle andre underutvalg vil utløse møtegodtgjøring på linje med andre politiske utvalg. De to fylkeskommunene har forskjellig innretning av sine godtgjøringsreglementer og det anses derfor som mest hensiktsmessig at fellesnemnda fastsetter egne prinsipper for godtgjøring. Omfanget av arbeid i fellesnemnda er ikke helt avklart, men det legges opp til en møtehyppighet på ca. 6 møter i året. I tillegg vil det bli en del møteaktivitet i ulike underutvalg.

Saken ble behandles av fellesnemnda 10. oktober hvor den ble sendt tilbake til administrasjonen for ytterligere bearbeiding. Saken legges fram på nytt for fellesnemnda 27. november og endelig behandling i begge fylkestingene 12. desember.

Les saken her.

 

For spørsmål eller kommentarer, kontakt gjerne:

Arild Eielsen, midlertidig prosjektleder, mobil 906 43 823 / arild.eielsen@austagderfk.no